Buitendienst: Checklists, notities en formulieren

Maak elk bezoek consistent. Met checklists weten je medewerkers welke stappen ze op locatie moeten uitvoeren. Notities en formulieren houden iedereen op de hoogte van wat de klant heeft gevraagd en wat er op locatie is gebeurd.

Let op: buitendienst is momenteel in een besloten bèta. Toegang vraag je aan bij support van Voluit Suite via support@voluitsuite.nl. Functies en schermen kunnen nog veranderen.

Wat zijn checklists?

Een checklist bevat stappen die je medewerkers tijdens een bezoek uitvoeren, zoals een veiligheidscontrole of een laatste inspectie. Je maakt eenmalig een checklistsjabloon en gebruikt die steeds opnieuw. Je kunt een sjabloon automatisch aan elke opdracht laten toevoegen of alleen aan de diensten die je selecteert.

Een checklistsjabloon maken

Ga naar Buitendienst → Instellingen → Algemene instellingen (Field Services → Settings → Global settings).
Open onder Werkzaamheden (Operations) de optie Opdrachten, bezoeken en aanvragen (Jobs, visits and requests) en klik op Checklists.
Klik op + Checklist.
Geef de checklist een naam en voeg items toe. Je kunt verschillende veldtypen gebruiken (zie hieronder). Markeer de items waarvoor een antwoord verplicht is als verplicht.
Kies waarop de checklist van toepassing is: alle opdrachten of specifieke diensten.
Sla de checklist op.

In de lijst zie je de naam van elke checklist, het aantal items en waarop de checklist van toepassing is. Klik op het potlood om een checklist te bewerken of op de drie puntjes voor meer opties.

Itemtype	Gebruik
Eén tekstregel	Korte antwoorden, zoals een onderdeelnummer.
Selectievakjes	Taken die je kunt afvinken.
Keuzerondjes	Eén optie kiezen uit meerdere mogelijkheden.
Datumkiezer	Een datum vastleggen, bijvoorbeeld wanneer de garantie verloopt.

Een checklist aan een opdracht toevoegen

Open de opdracht.
Klik in het gedeelte Checklists op Checklist toevoegen (Add checklist).
Selecteer het sjabloon dat je wilt gebruiken.

Checklists die voor alle opdrachten gelden of van toepassing zijn op de diensten van de opdracht, worden automatisch toegevoegd.

Checklists, notities en formulieren gebruiken tijdens een bezoek

Open een bezoek om het paneel te bekijken. Met de pictogrammen aan de rechterkant wissel je tussen de verschillende onderdelen:

Onderdeel	Wat je ziet
Details	Het tijdstip van het bezoek, de contactpersoon, het uitvoeradres, de toegewezen medewerkers met hun vertrektijd en reistijd, en de diensten en producten voor het bezoek. Gebruik de statuskeuzelijst onderaan om de status van het bezoek bij te werken.
Notities	Opdrachtnotities worden gedeeld voor de hele opdracht. Bezoeknotities horen alleen bij dit bezoek. Klik op Notitie toevoegen (Add a note) om een notitie te schrijven.
Checklist	De checklist en het aantal afgeronde items, bijvoorbeeld '0 van 4 items afgerond'. Medewerkers vullen de items in tijdens hun werk.
Opdrachtformulier	Het formulier dat de klant heeft ingevuld bij het boeken, als dat er is. Zo niet, dan zie je 'Geen formulierinzending gevonden' (No form submission found).

Veelgestelde vragen

V: Kan ik dezelfde checklist voor verschillende diensten gebruiken?

Antwoord: Ja. Maak één sjabloon en kies op welke diensten die van toepassing is, of stel de checklist in voor alle opdrachten.

V: Wie kan notities zien?

Antwoord: Notities zijn intern. Alleen je medewerkers kunnen ze zien; klanten zien ze niet.

V: Worden aanvraagnotities overgenomen?

Antwoord: Ja. Notities die je aan een aanvraag toevoegt, verschijnen ook bij bezoeken die vanuit die aanvraag zijn gepland.