Verhuur/ Rentals: Een Boeking Aanmaken

Dit artikel legt uit hoe je handmatig een boeking aanmaakt in Rentals. Je leest hier over elk veld in het formulier voor het aanmaken van een boeking, hoe je listings, klanten en betalingen toevoegt, en alle bijzondere situaties waarin in-app boekingen de normale bedrijfs- of listingregels overschrijven.

Overzicht van het Aanmaken van een Boeking

Met de Boeking Aanmaken flow kunnen beheerders handmatig boekingen voor klanten aanmaken, direct vanuit de Afspraken- of Agendaweergave. Door beheerders aangemaakte boekingen bieden volledige flexibiliteit — je kunt boekingen maken buiten de geconfigureerde bedrijfs- of listingbeperkingen.

Dit betekent dat je:

Boekingen kunt maken buiten de openingstijden van je bedrijf.
Elke gewenste start- en eindtijd kunt instellen, zelfs als de tijdkiezer is uitgeschakeld.
Boekingen kunt maken voor elke duur, ongeacht de vaste duur die is ingesteld op listings.
Minimale en maximale boekingsduur, minimale planningstermijn en maximaal boekvenster kunt omzeilen.
Nog steeds pre-buffer en post-buffer tijdslots respecteert bij het controleren van beschikbaarheid.

Voorbeeld: Als de standaard verhuurtijd van een listing 9:00–23:00 uur is en de tijdkiezer is uitgeschakeld, kun je toch een boeking maken van 7:00–13:00 uur. Ook als de vaste duur 4 uur of 1 dag is, kun je handmatig nog steeds voor 2 uur of 2 dagen boeken.

Dit geeft beheerders flexibiliteit voor uitzonderingen, terwijl de operationele veiligheid behouden blijft.

Belangrijkste Voordelen van het Aanmaken van een Boeking

Snel Plannen: Maak direct vanuit Afspraken of Agenda om aanvragen snel af te handelen.
Flexibel: Beheerders kunnen aangepaste start- en eindtijden instellen, zelfs wanneer listings vaste duur of uitgeschakelde tijdkiezers gebruiken.
Bescherming tegen Conflicten: Buffers en voorraad worden altijd gehandhaafd om overboekingen te voorkomen.
Nauwkeurige Prijzen en Waarborgen: Het betalingsoverzicht toont geconfigureerde prijsregels en eventuele borgsom, zodat totalen duidelijk zijn voordat je opslaat.
Ondersteuning voor Meerdere Listings: Voeg meerdere listings toe—elk met eigen tijden en aantallen—in één boeking om complexe bestellingen te stroomlijnen.
Directe Zichtbaarheid voor het Team: Opgeslagen boekingen verschijnen direct in Afspraken en Agenda voor operationele coördinatie.

Hoe Maak je een Nieuwe Boeking Aan?

Er zijn twee manieren om een boeking aan te maken:

Optie 1 — Vanuit de Afsprakenweergave

Ga naar Agenda's → Afsprakenlijst Weergave.
Selecteer Rentals uit het dropdownmenu.
Klik op + Boeking Aanmaken rechtsboven.
Het Nieuwe Boeking scherm opent zich.

Optie 2 — Vanuit de Agendaweergave

Ga naar Agenda's → Agendaweergave.
Selecteer Rentals uit het dropdownmenu.
Klik op + Nieuw rechtsboven in de agenda.
Het Nieuwe Boeking scherm verschijnt.

Secties van het Boekingsformulier

Het boekingsformulier bevat de volgende secties:

Klantinformatie
Listings
Betalingsoverzicht
Interne Notitie
Betalingsstatus Instellen

Elke sectie wordt hieronder toegelicht.

Klantinformatie

Voer de klant in of selecteer deze voor de boeking.

Velden:

Selecteer Contact – Zoek bestaande contacten of maak een nieuw contact aan
- Als er geen record bestaat, klik op Nieuw Contact Toevoegen om er direct een aan te maken.
Telefoon en E-mail – Worden automatisch opgehaald uit het geselecteerde contact.

Tip: Controleer altijd de contactgegevens om ervoor te zorgen dat herinneringen en betalingsbevestigingen bij de juiste persoon aankomen.

Listings Sectie

Hier selecteer je de listing(s) die worden geboekt.

Stappen om een Listing Toe te Voegen:

Kies de Listingnaam uit het dropdownmenu.
Selecteer een Variant (indien van toepassing).
Voer het Aantal in – Het aantal eenheden dat wordt geboekt.
Bepaal Start- en Einddatum/tijd.
- De tijdkiezer verschijnt zelfs als de tijdkiezer van de listing is uitgeschakeld.
- Je kunt aangepaste tijden en duur kiezen die verder gaan dan vaste duur of verhuurtijden.
- Bij het bijwerken of toevoegen van nieuwe listings aan de boeking moet voorraad beschikbaar zijn voor de tijdsduur om selecteerbaar te zijn.
- De Duur wordt automatisch berekend op basis van je selectie, maar kan handmatig worden aangepast.
Het Listing Totaal wordt automatisch bijgewerkt met prijsregels en kortingen.
De Borgsom wordt automatisch bijgewerkt indien van toepassing.

Belangrijk: Handmatige boekingen negeren minimale/maximale duur, planningstermijn en boekvensters, maar respecteren buffertijden zodat bestaande reserveringen niet overlappen.

Meerdere Listings Toevoegen:

Klik opnieuw op + Listing Toevoegen om meerdere items in één boeking op te nemen.
Elke listing kan unieke start-/eindtijden en aantallen hebben.
Het gecombineerde totaal wordt bijgewerkt in het definitieve Betalingsoverzicht.

Betalingsoverzicht

Het betalingsoverzicht consolideert alle kosten in de boeking.

Weergegeven Velden:

Subtotaal – Totaal van alle toegevoegde listings.
Borgsom Totaal – Gecombineerde restitueerbare of geautoriseerde borg (indien van toepassing).
Totaalbedrag – Het eindbedrag voordat betaling wordt geïnd.

Let op: Als de borgsom is ingesteld op Card on File, bevat het Totaalbedrag in het betalingsoverzicht het bedrag voor de Borgsom, maar dit kan later worden geïnd en wordt niet als verschuldigd bedrag beschouwd totdat het expliciet in rekening is gebracht.

Interne Notities

Gebruik dit gedeelte om contextuele notities toe te voegen of operationele details vast te leggen.

Interne Notitie Toevoegen: Voeg instructies, klantwensen of interne herinneringen toe.

Boekingsstatus Instellen

Voordat je opslaat, kun je de initiële status voor de boeking kiezen:

Onbevestigd – De boeking is vastgelegd maar nog niet bevestigd; handig voor voorlopige verhuur.
Geboekt – De boeking wordt direct bevestigd

Deze flexibiliteit helpt beheerders om voorlopige vastleggingen of handmatig bevestigde boekingen te beheren.

Opslaan en Bevestigen

Zodra alle velden zijn ingevuld:

Controleer de klant- en listinggegevens.
Klik op Wijzigingen Opslaan.
De boeking verschijnt in de Afsprakenlijst Weergave

Veelgestelde Vragen

V: Kan ik een boeking aanmaken zonder nu betaling te innen?

Ja. Sla op zonder betaling en open later Boeking Bewerken om het volledige saldo of de borg te innen.

V: Waarom verschijnt de borgsom niet in het Betalingsoverzicht?

Controleer de Algemene Instellingen om ervoor te zorgen dat borgsommen zijn ingeschakeld en dat de borgsom van de variant niet op €0 is ingesteld.

V: Wat gebeurt er als mijn tijd overlapt met een buffer of voorraad niet beschikbaar is?

Je ziet een foutmelding of het opslaan wordt uitgeschakeld. Pas de tijden aan om buffers te respecteren of verminder de boeking tot beschikbare voorraad.

V: Hoe worden multi-listing boekingen geprijsd en weergegeven?

Elke listing wordt een aparte rij met eigen prijzen en betalingsstatus; de boeking kan als Gedeeltelijk Betaald worden weergegeven totdat alle rijen zijn betaald.