Verhuur/ Rentals: bewerken van een boeking

In dit artikel lees je hoe je boekingen in Verhuur (Rentals) bewerkt. Je leest hoe je het scherm Boeking bewerken opent, wat je in elke sectie vindt, hoe je betalingen en facturen beheert en hoe je boekingsstatussen bijwerkt. Zo kun je boekingen aanpassen en de gegevens actueel houden.

Voordelen van een boeking bewerken

• Flexibel plannen: je kunt eigen begin- en eindtijden instellen, ook als de openbare tijdkiezers zijn uitgeschakeld.
• Conflicten voorkomen: buffertijden en voorraad blijven altijd gelden. Zo voorkom je overlappende boekingen.
• Financieel overzicht: in Betalingsoverzicht, Facturen en Transacties zie je precies wat er is gewijzigd en welk bedrag nog openstaat.
• Borg beheren: je kunt de borg vooraf innen of een opgeslagen kaart gebruiken. Je kunt de borg zo nodig innen of terugbetalen.
• Meerdere vermeldingen: je kunt één vermelding in een boeking met meerdere vermeldingen aanpassen zonder de andere te wijzigen.
• Wijzigingen direct zichtbaar: na het opslaan zie je de wijzigingen meteen in de afsprakenlijst en de kalenderweergave.

Een boeking bewerken

Let op: elke rij in de afsprakenlijst staat voor één vermelding binnen een boeking. Als je een rij bewerkt, open je de volledige boeking met alle vermeldingen, betalingen en transacties.

1. Ga naar Kalenders (Calendars) → Afsprakenlijst (Appointment List View).

   

2. Selecteer Verhuur (Rentals) in het keuzemenu.

   

3. Zoek de boeking die je wilt bewerken en klik in de kolom Acties op het potloodpictogram.

   

Het scherm Boeking bewerken

Als je een boeking opent, is de pagina verdeeld in secties. Elke sectie helpt je een ander onderdeel van de boeking te beheren:

• Boekingsoverzicht: het boekingsnummer, de status, de betaalstatus en de huurdatums.
• Klantgegevens: de contactgegevens van de klant die aan de boeking zijn gekoppeld.
• Vermeldingen (Listings): alle vermeldingen in de boeking en de velden die je kunt bewerken.
• Interne notities: de interne notities bij de boeking. Je kunt ook notities toevoegen.
• Betalingsoverzicht, facturen en transacties: een financieel overzicht, met facturen en de betalingsgeschiedenis.
• Boekingsacties: hiermee beheer je statussen en betalingen.
• Statussen beheren: hoe boekings- en vermeldingstatussen op elkaar inwerken.

Hieronder lees je meer over deze onderdelen.

Boekingsoverzicht

Het boekingsoverzicht bovenaan de pagina geeft je in één oogopslag de belangrijkste gegevens van de boeking. Zo kun je de boeking bekijken voordat je iets wijzigt.

Gegevens in het overzicht:

• Contactgegevens: de naam van het contact dat de boeking heeft gemaakt. Beweeg de muisaanwijzer over het informatiepictogram ernaast om de boekingsbron (bijvoorbeeld de pagina Kalenders of de boekingspagina) en de naam van de boeker te zien.
• Boekings-ID: een unieke code waarmee je de boeking herkent.
• Status: de huidige status van de boeking: Niet bevestigd (Unconfirmed), Geboekt (Booked), Actief (Active), Voltooid (Completed), Gedeeltelijk (Partial) of Geannuleerd (Canceled).
• Betaalstatus: de voortgang van de betaling: In afwachting (Pending), Gedeeltelijk betaald (Partially Paid) of Betaald (Paid).
• Boekingsbron: waar de boeking is gemaakt, bijvoorbeeld de pagina Kalenders of de boekingspagina.
• Begindatum en -tijd: de vroegste begintijd van alle vermeldingen in de boeking.
• Einddatum en -tijd: de laatste eindtijd van alle vermeldingen in de boeking.
• Tijdzone: de tijdzone van je bedrijf, ingesteld via Algemene instellingen (Global Settings) → Boeking (Booking).

Tip: bekijk het boekingsoverzicht om snel de planning, betaalstatus en boekingsbron te zien voordat je iets wijzigt.

Vermeldingen

Elke vermelding in de boeking wordt met de bijbehorende gegevens en bewerkbare velden weergegeven.

Per vermelding kun je:

• De hoeveelheid aanpassen.
• De begin- en einddatum of -tijd aanpassen.
• De totale prijs bekijken.
• De bijbehorende borg bekijken.

Beschikbare acties:

• + Nieuwe vermelding: voeg vermeldingen toe aan de boeking.
• Verwijderen: verwijder vermeldingen uit de boeking.

Let op: tijdens het bewerken kun je standaardbeperkingen overschrijven, zoals openingstijden, vaste boekingsduren en boekingsvensters. Buffertijden vóór en na de boeking blijven wel gelden, zodat de planning klopt en er geen overlap ontstaat.

Belangrijk: als je vermeldingen aanpast of toevoegt, moet er voor de gekozen periode genoeg voorraad beschikbaar zijn.

Betalingsoverzicht

Het betalingsoverzicht toont de financiële status van de boeking. Je ziet de totalen, ontvangen betalingen, openstaande bedragen en hoe de borg wordt verwerkt.

Weergegeven gegevens:

• Huur subtotaal: de gezamenlijke waarde van alle vermeldingen.
• Belastingen: de belastingen over de vermeldingen, als die van toepassing zijn.
• Borg: de totale borg voor de boeking. De borg kan onderdeel zijn van het bedrag dat vooraf wordt geïnd. Is de borg ingesteld op Opgeslagen kaart (Card on File), dan wordt dit bedrag getoond als mogelijke borg voor schade of het niet nakomen van de voorwaarden.
• Geïnde borg: wordt getoond als de borg is ingeschakeld en is ingesteld op Opgeslagen kaart. Nadat je de borg handmatig hebt geïnd, zie je hier het geïnde bedrag.
• Totaalbedrag: het uiteindelijke bedrag dat moet worden geïnd, inclusief eventuele borg en andere kosten.
• Betaald: het bedrag dat tot nu toe is ontvangen.
• Vandaag verschuldigd: het bedrag dat nog moet worden geïnd.

Bij de borginstelling Vooraf innen (Collect Upfront) wordt de borg automatisch bij het subtotaal opgeteld. Bij Opgeslagen kaart (Card on File) wordt de borg pas in de totalen opgenomen nadat je deze handmatig hebt geïnd.

Facturen

Voor elke boeking wordt automatisch een factuur aangemaakt. Op de factuur staan de kosten, betalingen en aanpassingen. Zo hebben klanten en beheerders een duidelijk overzicht van de financiële gegevens van de boeking.

Zo werken facturen:

• Bij het aanmaken van een boeking wordt automatisch de eerste factuur aangemaakt. Latere bewerkingen, betalingen en kosten worden op dezelfde factuur verwerkt.
• De factuur toont de vermeldingen en eventuele borg die bij de boeking horen.
• Boek je meerdere eenheden van een vermelding, dan toont de factuur de berekende prijs voor één eenheid als Prijs per eenheid en het aantal geboekte eenheden als Aantal. Zo kun je controleren hoe de totale huurprijs is berekend.
• Boek je bijvoorbeeld vier eenheden voor € 150 per eenheid, dan toont de factuur:
  • Prijs: € 150,00
  • Aantal: 4
  • Subtotaal: € 600,00
• De factuur berekent eerst de huurprijs per eenheid en vermenigvuldigt die daarna met het geboekte aantal.

Transacties

In de sectie Transacties staan alle geldbewegingen die bij de boeking horen. Zo kun je betalingen, borg en terugbetalingen controleren.

Elke transactie bevat:

• Datum en tijd: wanneer de transactie heeft plaatsgevonden.
• Bedrag: het bedrag dat is geïnd, betaald of terugbetaald.
• Status: of de transactie is geslaagd, mislukt of terugbetaald.

Je verwerkt terugbetalingen handmatig via Betalingen (Payments) → Transacties (Transactions). Zodra je een terugbetaling hebt verwerkt, zie je deze hier.

Interne notities

Onderaan de rechterkolom vind je de sectie Interne notities. Hier staan de bestaande notities bij de boeking en kun je nieuwe notities toevoegen.

• Notities bekijken: bekijk bestaande notities voor context. Bij elke notitie staat wie deze heeft toegevoegd en wanneer.
• Bewerken of verwijderen: je kunt interne notities aanpassen of verwijderen als je ze niet meer nodig hebt.
• Een notitie toevoegen: klik op Interne notitie toevoegen om wijzigingen, herinneringen of andere gegevens vast te leggen. Deze notities zijn niet zichtbaar op pagina's voor klanten of op facturen.

Tip: gebruik interne notities om bijzondere situaties, vervolgacties of instructies voor je team vast te leggen.

Boekingsacties

Met de actieknoppen op de pagina Boeking bewerken wijzig je boekingsstatussen en beheer je betalingen.

Statusacties

• Markeren als bevestigd: deze optie verschijnt alleen als de boeking Niet bevestigd is. Hiermee zet je alle vermeldingen op Geboekt.
• Markeren als geboekt / actief / voltooid: opent een venster waarin je kiest voor welke vermeldingen je de status wilt aanpassen.
• ⋯ (Meer): bevat de volgende acties:
  • Terugzetten op niet bevestigd: zet de volledige boeking en alle vermeldingen op Niet bevestigd.
  • Boeking annuleren: annuleert de boeking en alle vermeldingen die erbij horen.

Betaalacties

• Betaling innen: opent een betaalvenster waarin je online betalingen int of handmatige betalingen registreert.
• Borg innen: alleen beschikbaar als de borg is ingeschakeld en is ingesteld op Opgeslagen kaart. Je int de borg dan handmatig. Het bedrag wordt toegevoegd als Geïnde borg in de totalen en op de facturen.

Statussen beheren

Statussen geven aan waar een boeking of vermelding zich bevindt in het verhuurproces.

Statussen van vermeldingen

Je werkt de status van elke vermelding afzonderlijk bij naarmate de verhuur vordert.

• Niet bevestigd: de boeking is aangemaakt, maar nog niet bevestigd.
• Geboekt: de boeking is bevestigd en klaar om te beginnen.
• Actief: de verhuur is bezig.
• Voltooid: de verhuur is afgerond.
• Geannuleerd: wordt automatisch ingesteld als de boeking wordt geannuleerd.

Statussen van boekingen

De status van de volledige boeking wordt automatisch bepaald op basis van de statussen van de vermeldingen.

Let op: als je op Boeking annuleren klikt, worden de boeking en alle vermeldingen meteen op Geannuleerd gezet.

Wijzigingen opslaan

Ben je klaar met bewerken?

1. Controleer alle wijzigingen en financiële gegevens.
2. Klik rechtsboven op Wijzigingen opslaan.
3. De gegevens worden meteen bijgewerkt in de afsprakenlijst en de kalenderweergave.

Tip: controleer vóór het opslaan altijd de bedragen in het betalingsoverzicht en op de factuur.

Belangrijke aandachtspunten

Houd rekening met het volgende als je boekingen en betalingen bewerkt of terugbetalingen verwerkt:

• Bewerken na een gedeeltelijke of volledige betaling: je kunt een boeking aanpassen als deze gedeeltelijk of volledig is betaald, zolang het nieuwe totaalbedrag minimaal gelijk is aan het al betaalde bedrag.
• Terugbetalingen verwerken: je verwerkt terugbetalingen handmatig via de sectie Transacties. Ze wijzigen het betalingsoverzicht en de factuur niet automatisch. De transactiestatus wordt wel bijgewerkt naar Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald.
• Positieve saldi: totalen blijven altijd positief, zodat de administratie klopt.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een betaalde factuur aanpassen?

Antwoord: Ja, zolang het nieuwe totaalbedrag minimaal gelijk is aan het bedrag dat al is betaald.

V: Wat gebeurt er als ik een gedeeltelijk betaalde boeking bewerk?

Antwoord: Je kunt de boeking bewerken als het nieuwe totaalbedrag gelijk is aan of hoger is dan het al betaalde bedrag. De wijzigingen worden verwerkt op de nieuwste factuur.

V: Wat is het effect van een terugbetaling op de boeking?

Antwoord: Je verwerkt terugbetalingen handmatig via de sectie Transacties. De totalen op de factuur en in het betalingsoverzicht veranderen daardoor niet, maar de transactie krijgt de status Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald.

V: Wat gebeurt er als ik nieuwe items toevoeg nadat een boeking volledig is betaald?

Antwoord: De bestaande factuur wordt automatisch bijgewerkt met de nieuwe kosten.

V: Kan het totaalbedrag negatief worden?

Antwoord: Nee. Totalen blijven altijd positief, zodat de financiële gegevens kloppen.