Verhuur/ Rentals: bewerken van een boeking

De pagina Boeking bewerken stelt beheerders in staat om bestaande boekingen aan te passen, betalingen te beheren en wijzigingen na aanmaak door te voeren. Het geeft je volledig inzicht in elk onderdeel van een boeking—klantgegevens, listings, facturen, transacties en boekingsstatussen—allemaal op één centrale plek.

Vanaf deze pagina kun je:

• Listings toevoegen, bijwerken of verwijderen en verhuurduur of aantallen aanpassen.
• Betalingen, borgstortingen en facturen beheren.
• Alle financiële transacties en betalingsoverzichten bekijken.
• Boekings- en listingstatussen wijzigen of boekingen volledig annuleren.

Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je boekingen kunt bijwerken wanneer nodig, terwijl de gegevensintegriteit en financiële nauwkeurigheid behouden blijven.

Belangrijkste voordelen van het bewerken van een verhuurboeking

• Flexibele planning: Beheerders kunnen aangepaste start-/eindtijden instellen wanneer nodig, zelfs als openbare tijdkiezers uitgeschakeld zijn.
• Conflictpreventie: Buffers en voorraad worden altijd afgedwongen, zodat bewerkingen geen overlappingen kunnen veroorzaken.
• Duidelijke financiële afhandeling: Betalingsoverzicht, Facturen en Transacties laten precies zien wat er gewijzigd is en wat nog betaald moet worden.
• Borgcontrole: Ondersteun Vooraf innen of Kaart in archief-borgsystemen en reken af/betaal terug wanneer nodig.
• Nauwkeurigheid bij meerdere listings: Bewerk één listing in een boeking met meerdere listings zonder de anderen te verstoren.
• Direct zichtbaar: Zie resultaten direct in de Afsprakenlijstweergave en Kalenderweergave nadat je opslaat.

Hoe bewerk je een boeking

Let op: Elke rij in de Afsprakenweergave vertegenwoordigt een individuele listing onder een boeking. Het bewerken van een rij opent de volledige boeking, inclusief alle listings, betalingen en transactiedetails.

1. Ga naar Kalenders → Afsprakenlijstweergave.

   

2. Selecteer Rentals uit het dropdown-menu.

   

3. Zoek de boeking die je wilt bewerken en klik op het Bewerken (Potlood)-icoon in de Acties-kolom.

Het Boekingen bewerken-scherm begrijpen

Wanneer je een boeking opent, is de pagina verdeeld in verschillende secties die je helpen om verschillende aspecten van de boeking efficiënt te beheren:

1. Boekingsoverzicht – Toont boekings-ID's, status, betalingsstatus en verhuurdatums.
2. Klantinformatie – Toont klantcontactgegevens gekoppeld aan de boeking.
3. Listings – Toont alle verhuuritems in de boeking met bewerkbare velden.
4. Interne notities – Toont alle interne notities die aan de boeking zijn toegevoegd, met de mogelijkheid om meer toe te voegen.
5. Betalingsoverzicht, Facturen en Transacties – Geeft financiële overzichten, inclusief facturen en betalingsgeschiedenis.
6. Boekingsacties – Maakt status- en betalingsbeheer mogelijk.
7. Statussen beheren – Legt uit hoe boekings- en listingstatussen met elkaar interacteren.

Elke sectie hieronder legt deze elementen in detail uit, samen met praktische voorbeelden en opmerkingen.

Boekingsoverzicht

Het Boekingsoverzicht geeft je een snel overzicht van de belangrijkste details van de boeking bovenaan de pagina. Het helpt je de boeking in één oogopslag te begrijpen voordat je aanpassingen maakt.

Details omvatten:

• Boekings-ID – Een unieke identifier om de boeking te volgen.
• Status – De huidige staat van de boeking (Onbevestigd, Geboekt, Actief, Voltooid, Gedeeltelijk of Geannuleerd).
• Betalingsstatus – De algemene betalingsvoortgang (In behandeling, Gedeeltelijk betaald of Betaald).
• Boekingsbron – Waar de boeking vandaan komt (bijv. Kalenderpagina, Boekingspagina).
• Startdatum & tijd – Toont de vroegste starttijd van alle listings in de boeking.
• Einddatum & tijd – Toont de laatste eindtijd van alle listings.
• Tijdzone – Toont de Bedrijfstijdzone zoals geconfigureerd in Algemene instellingen → Boekingen

Tip: Gebruik het boekingsoverzicht voor snelle duidelijkheid over de tijdlijn, betalingsvoortgang en bron van de boeking voordat je gedetailleerde aanpassingen maakt.

Klantinformatie

Deze sectie toont de klantgegevens voor snelle referentie of update.

Velden omvatten:

• Contactnaam – Toont de naam van het contact dat de boeking heeft gemaakt
• Telefoon / E-mail – Automatisch opgehaald uit het contactrecord.

Listings

Elke listing in de boeking wordt hier weergegeven met details en bewerkbare velden.

Voor elke listing in de boeking kun je:

• Aantal bijwerken.
• Start- en einddatums of -tijden aanpassen.
• De totaalprijs voor die listing bekijken.
• De borgstorting gekoppeld aan die listing bekijken.

Beschikbare functies:

• + Listing toevoegen – Voeg nieuwe listings toe aan de boeking.
• Verwijderen – Verwijder listings uit de boeking.

Let op: Bij het bewerken kun je standaardbeperkingen zoals openingstijden, vaste duur en boekingsvensters omzeilen. Pre- en post-buffers blijven echter van toepassing om planningsnauwkeurigheid te garanderen en overlapping te voorkomen.
Belangrijk: Bij het bijwerken of toevoegen van nieuwe listings aan de boeking, moet voorraad beschikbaar zijn voor de tijdsduur om selecteerbaar te zijn.

Interne notities

Onderaan de pagina vind je de sectie Interne notities. Dit gebied toont alle eerder toegevoegde interne notities met betrekking tot de boeking en stelt beheerders in staat om nieuwe toe te voegen.

• Notities bekijken: Scroll door alle bestaande interne notities voor context of referentie. Elke notitie toont wie deze heeft toegevoegd en wanneer.
• Bewerken of verwijderen: De interne notities kunnen worden bewerkt voor wijzigingen en verwijderd indien niet nodig.
• Nieuwe notitie toevoegen: Klik op Interne notitie toevoegen om updates, herinneringen of details vast te leggen. Deze notities verschijnen niet op klantgerichte pagina's of facturen

Tip: Interne notities zijn handig voor het bijhouden van bijzondere omstandigheden, follow-ups of instructies voor je team.

Betalingsoverzicht

Het Betalingsoverzicht geeft een overzicht van de financiële staat van de boeking. Het toont totalen, geïnde betalingen, openstaande saldi en hoe borgen worden afgehandeld.

Weergegeven details:

• Subtotaal – De gecombineerde waarde van alle listings.
  • Als Borgstorting is ingeschakeld en ingesteld op Vooraf innen, wordt deze opgenomen als onderdeel van het Subtotaal.
• Borgstorting afgerekend – Dit verschijnt als Borgstortingen zijn ingeschakeld en ingesteld op Kaart in archief na het handmatig afrekenen van een borg. Het geeft de borgstorting weer die voor de boeking is afgerekend.
• Betaald – Totaal tot nu toe geïnd bedrag.
• Totaal verschuldigd – Resterend te innen bedrag.

Borgstorting - Vooraf innen-beleid: De borg wordt automatisch opgenomen in het Subtotaal.

Borgstorting - Kaart in archief-beleid: De borg verschijnt pas in de totalen na handmatig afrekenen.

Deze sectie helpt je de betalingsvoortgang en openstaande saldi in één oogopslag bij te houden.

Facturen

Facturen worden automatisch aangemaakt voor elke boeking en bieden een duidelijk, gespecificeerd overzicht van kosten, betalingen en aanpassingen. Ze zorgen ervoor dat zowel klanten als beheerders transparante financiële documentatie hebben voor elke boeking.

Hoe facturen werken:

• Elke boeking genereert automatisch de eerste factuur op het moment van aanmaak. Volgende bewerkingen, betalingen of kosten kunnen aanvullende facturen activeren of terug reflecteren in dezelfde factuur.
• Elke factuur weerspiegelt de listings en eventuele borgstortingen gekoppeld aan de boeking.
• Betaalde facturen blijven zichtbaar voor referentie maar kunnen niet worden bewerkt. Nieuwe wijzigingen creëren nieuwe facturen in plaats van het originele record te wijzigen.

Voorbeeld: Als een boeking volledig is betaald en je voegt een nieuwe listing toe of wijzigt de prijzen, wordt er automatisch een nieuwe factuur gegenereerd om deze updates vast te leggen, waarbij de integriteit van de betaalde factuur behouden blijft.

Transacties

De sectie Transacties toont alle geldelijke acties met betrekking tot de boeking. Het biedt transparantie en traceerbaarheid voor elke betaling, borg en terugbetaling.

Elke transactie omvat:

• Datum en tijd – Wanneer de transactie plaatsvond.
• Bedrag – De waarde die is afgerekend, betaald of terugbetaald.
• Status – Geeft aan of de transactie geslaagd is, mislukt of terugbetaald.

Terugbetalingen moeten handmatig worden verwerkt via Betalingen → Transacties en worden hier weergegeven zodra ze zijn vastgelegd. Transactierecords zorgen voor volledig inzicht in alle financiële bewegingen met betrekking tot de boeking.

Boekingsacties

Beheerders kunnen actieknoppen gebruiken om boekingsstatussen bij te werken en betalingen direct vanaf de Boeking bewerken-pagina te beheren.

Statusacties

• Markeren als bevestigd – Verschijnt alleen wanneer de boeking Onbevestigd is. Stelt alle listings in op Geboekt.

• Markeren als geboekt / actief / voltooid – Opent een modal waar je kunt selecteren welke listings je wilt bijwerken.

  ⋯ (Meer-menu) – Omvat:

  • Terugzetten naar onbevestigd – Stelt de hele boeking (en alle listings) in op Onbevestigd.

  • Boeking annuleren – Annuleert de boeking en alle listings eronder.

    

Betalingsacties

• Betaling innen – Opent een betalingsmodal om online betalingen te innen of handmatige betalingen vast te leggen.
• Borgstorting afrekenen – Alleen beschikbaar wanneer Borgstorting is ingeschakeld en ingesteld op Kaart in archief. Maakt handmatig afrekenen van borgen mogelijk, waarbij het bedrag wordt toegevoegd als Borgstorting afgerekend in totalen en facturen.

Statussen beheren

Statussen geven aan waar een boeking of listing zich bevindt in het verhuurproces.

Listing-niveau statussen

Elke listing moet handmatig worden bijgewerkt naarmate deze vordert.

• Onbevestigd – Geeft aan dat de boeking is aangemaakt maar niet bevestigd.
• Geboekt – Bevestigd en klaar om te beginnen.
• Actief – Momenteel bezig.
• Voltooid – Succesvol afgerond.
• Geannuleerd – Automatisch ingesteld wanneer de boeking wordt geannuleerd.

Boekingsniveau-statussen

De boekingsniveaustatus wordt automatisch bepaald op basis van listingstatussen.

Let op: Door op Boeking annuleren te klikken, worden zowel de boeking als alle listings onmiddellijk gewijzigd naar Geannuleerd.

Wijzigingen opslaan

Wanneer je klaar bent met bewerken:

1. Bekijk alle updates en financiële details.
2. Klik op Wijzigingen opslaan (rechtsboven).
3. Het systeem werkt alle gegevens in Afsprakenweergave en Kalenderweergave direct bij.

Tip: Bekijk altijd Betalingsoverzicht en Factuurtotalen voordat je opslaat om nauwkeurigheid te garanderen.

Belangrijk gedrag

Deze sectie belicht belangrijk systeemgedrag om in gedachten te houden bij het beheren van boekingsbetalingen, bewerkingen en terugbetalingen.

• Bewerken na gedeeltelijke of volledige betaling: Als een boeking gedeeltelijk is betaald, kun je bewerkingen maken zolang het bijgewerkte totaal groter dan of gelijk aan het reeds betaalde bedrag blijft. Wanneer een boeking volledig is betaald, creëert elke verdere wijziging een nieuwe factuur in plaats van de bestaande aan te passen.
• Factuurvergrendeling: Zodra een factuur is gemarkeerd als Betaald, wordt deze vergrendeld en kan niet worden bewerkt om historische nauwkeurigheid te behouden.
• Terugbetalingsafhandeling: Terugbetalingen worden handmatig verwerkt vanuit de sectie Transacties. Hoewel deze niet automatisch facturen of het betalingsoverzicht bijwerken, toont de gerelateerde transactie-invoer de bijgewerkte status — Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald.
• Positieve saldi handhaven: Totalen worden altijd als positieve waarden bijgehouden om nauwkeurige boekhouding te garanderen en inconsistenties te voorkomen.

Dit gedrag zorgt voor transparantie, traceerbaarheid en consistentie in het financiële beheer van boekingen.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik een betaalde factuur aanpassen?

Zodra een factuur is gemarkeerd als Betaald, wordt deze vergrendeld. Je kunt nog steeds nieuwe items toevoegen of wijzigingen aanbrengen, maar het systeem creëert een nieuwe factuur om deze weer te geven.

V: Wat gebeurt er als ik een gedeeltelijk betaalde boeking bewerk?

Je kunt een gedeeltelijk betaalde boeking bewerken, mits het nieuwe totaal gelijk aan of hoger dan het reeds betaalde bedrag blijft. De wijzigingen worden teruggeplaatst in de laatste factuur.

V: Hoe beïnvloeden terugbetalingen de boeking?

Terugbetalingen worden handmatig verwerkt vanuit de sectie Transacties. Ze wijzigen de factuur of betalingsoverzichtstotalen niet, maar de transactie wordt bijgewerkt om Terugbetaald of Gedeeltelijk terugbetaald te tonen.

V: Wat gebeurt er wanneer ik nieuwe items toevoeg nadat een boeking volledig is betaald?

Er wordt automatisch een nieuwe factuur gegenereerd om de nieuwe kosten vast te leggen, terwijl de vorige betaalde factuur ongewijzigd blijft.

V: Kunnen totalen ooit onder nul komen?

Nee, totalen worden altijd positief gehouden om nauwkeurige en traceerbare financiële gegevens te behouden.