Leads: Pijplijnen kleur geven met slimme tags (Smart Tags)

Slimme tags helpen je om leads in je pijplijnen visueel prioriteit te geven met kleurchips. In plaats van filters of tekstlabels markeer je leads automatisch op basis van regels die je zelf bepaalt, bijvoorbeeld leads die stil blijven liggen, leads met een hoge waarde of nieuwe leads. Dit artikel laat je zien hoe je slimme tags maakt, bewerkt en beheert in Voluit Suite.

Wat zijn slimme tags?

Slimme tags zijn kleurchips op basis van regels die direct op elke leadkaart in een pijplijn staan. Met een eenvoudige voorwaardebouwer bekijkt Voluit Suite elke lead in realtime en past automatisch een gekleurd label toe zodra een record aan je criteria voldoet (bijvoorbeeld leadwaarde > € 10.000). Zo zie je in één oogopslag wat belangrijk is, zonder handmatige filters of eindeloos scannen.

Voordelen van slimme tags

• Direct prioriteit: leads met veel impact vallen meteen op.
• Minder schakelen tussen schermen: je hoeft geen kaarten te openen en geen meerdere filters toe te passen.
• Consistente focus voor het hele team: iedereen ziet dezelfde kleurcodes en pakt dezelfde prioriteiten op.
• Aanpasbaar per workflow: je bouwt elke combinatie van EN/OF-voorwaarden op basis van standaard- of aangepaste leadvelden (Custom Fields).

Rechten en toegang

• Wie slimme tags kan maken of bewerken:
  • beheerders van je account (Account Admins)
  • gebruikers met rechten om pijplijnen te bewerken
• Wie slimme tags kan zien:
  • alle gebruikers met rechten om pijplijnen te bekijken, ook als ze niets mogen bewerken

Limieten en validatie

• Elke pijplijn ondersteunt maximaal 60 actieve slimme tags.
• Dubbele tags in dezelfde pijplijn (zelfde kleur en zelfde regel) worden automatisch geblokkeerd.
• Tags worden automatisch bijgewerkt wanneer de gegevens van een lead veranderen. Je hoeft niets handmatig te verversen.

Slimme tags instellen en gebruiken

Stap 1: Slimme tags vinden

• Ga in je account naar Leads (Opportunities).

• Klik op het tabblad Pijplijnen (Pipelines).

  

• Klik op Bewerken (Edit) bij de pijplijn waaraan je slimme tags wilt toevoegen.

  

• Open het tabblad Slimme tags (Smart Tags).

  

Stap 2: Een slimme tag maken

• Klik op Slimme tag toevoegen (Add Smart Tag).

  

• Kies Nieuwe tag maken (Create New Tag) om zelf de kleur, naam en regelvoorwaarden te bepalen, of kies Vooraf gemaakte tag (Pre-Built Tag) voor een van de standaardsjablonen, zoals Nieuwe lead (New Lead) of Hoge waarde (High Value).

  

• Vul een labelnaam (Label Name) in, bijvoorbeeld "Verouderde lead".
• Voeg een beschrijving (Description) toe voor de duidelijkheid. Dit is optioneel.
• Kies een kleur (Color) voor de tag.
• Vink Toepassen op alle pijplijnen (Apply to all pipelines) aan als je de regel in al je pijplijnen wilt gebruiken.

• Klik op Volgende: regel toevoegen (Next: Add Rule).

  

Stap 3: Regels instellen

• Gebruik de regelbouwer om te bepalen wanneer de tag verschijnt.
• Elke tag is regelgebaseerd. Een paar voorbeelden:
  • Aanmaakdatum ≤ 3 dagen geleden → "Nieuwe lead"
  • Leadwaarde > € 10.000 → "Hoge waarde"
• Je kunt:
  • meerdere voorwaarden combineren met EN/OF-logica (AND/OR)
  • geneste filters toevoegen voor complexere logica
  • Voorbeeld (Preview Tag) gebruiken om te zien hoe de tag op een kaart staat
• Klik op Opslaan (Save) als je klaar bent.
• Regels voor slimme tags gebruiken dezelfde uitgebreide geavanceerde filters (Advanced Filters) als in Leads, met:
  • gegroepeerde velden in mappen, zodat je velden sneller vindt
  • een filter voor de fase (Stage) om gerichter te werken
  • uitgebreidere datumoperatoren: Is niet, In de komende, In de afgelopen, Meer dan, Minder dan
  • relatieve tijdfilters in dagen, weken, maanden en jaren
  • geneste filterlogica voor complexere regels

"Ik" gebruiken in regels voor eigenaar en volger

Wanneer je een regel voor een slimme tag maakt, kun je Ik (me) kiezen als waarde voor het filter Eigenaar (Owner) of Volger (Follower).

Ik staat voor de gebruiker die op dat moment naar het leadoverzicht kijkt. Een regel met Eigenaar = Ik geldt dus voor leads die van de gebruiker zijn die de lijst bekijkt. Omdat Ik per gebruiker wordt ingevuld, geeft dezelfde slimme tag elk teamlid een eigen resultaat. Je hoeft dus geen aparte regel per gebruiker te maken.

Tags bekijken, bewerken of verwijderen

Nadat je een tag hebt gemaakt, kun je hem op de pagina met slimme tags direct bekijken, bewerken of verwijderen.

Aanbevolen vooraf gemaakte tags

Best practices

✅ Gebruik duidelijke, verschillende kleuren voor je belangrijkste prioriteiten, bijvoorbeeld rood voor urgent en groen voor een hoge waarde.

✅ Houd tagnamen kort, maximaal 20 tekens.

✅ Controleer je regels regelmatig, zodat ze relevant blijven.

Problemen oplossen

• Slimme tags niet zichtbaar op kaarten?
  • Controleer of slimme tags in je kaartlay-out staan via Kaart aanpassen (Customize Card).
  • Controleer of de regelvoorwaarden kloppen en van toepassing zijn op de kaarten die je bekijkt.
  • Ververs de pagina (hard refresh) om de wijzigingen in de pijplijn te synchroniseren.
• Het tabblad Slimme tags ontbreekt?
  • Alleen beheerders van je account (Account Admins) kunnen tags maken en bewerken.

Veelgestelde vragen

V: Werken slimme tags in alle pijplijnen?

Antwoord: Ja. Als je "Toepassen op alle pijplijnen" aanvinkt, verschijnt de tag overal waar de regelvoorwaarden kloppen.

V: Kan ik slimme tags kopiëren tussen pijplijnen?

Antwoord: Nog niet. Je kunt dezelfde regel wel handmatig in een andere pijplijn instellen.

V: Zijn slimme tags opgenomen in rapportages?

Antwoord: Op dit moment zijn slimme tags alleen zichtbaar in de pijplijnweergave.

V: Wie kan slimme tags maken of bewerken?

Antwoord: Iedereen met rechten om de instellingen van een pijplijn te bewerken, kan slimme tags beheren. Met pijplijnrechten (Pipeline Permissions) kun je de toegang indien nodig beperken.

V: Worden slimme tags in realtime beoordeeld?

Antwoord: Voluit Suite controleert alle tagregels opnieuw wanneer een lead wordt aangemaakt of bijgewerkt, of wanneer de fase of status verandert.