Automatiseringen: Overzicht workflow builder

Welkom bij de walkthrough van de Workflow Builder! Deze handleiding helpt je om de Workflow Builder te begrijpen en te gebruiken. Of je nu nieuw bent met workflows of je kennis wilt opfrissen, in dit artikel vind je de belangrijkste functies, best practices en tips voor succes.

INHOUDSOPGAVE

Wat is deze walkthrough van de Workflow Builder?

Dit artikel geeft een uitgebreid overzicht van de Workflow Builder, inclusief de indeling, functionaliteit en best practices. Als je op zoek bent naar specifiekere onderwerpen, zoals geavanceerde triggers of gedetailleerde configuraties van acties, bekijk dan onze gerelateerde artikelen, zie links onderaan.

Indeling van het Infinite Canvas

Het Infinite Canvas van de Workflow Builder geeft je een uitgebreid overzicht van je workflows. Je kunt:

  • De knoppen Fit to Screen en Zoom In/Zoom Out linksonder gebruiken om de weergave aan te passen.

  • De Minimap rechtsonder gebruiken om binnen de workflow naar je huidige positie te navigeren.

Best Practices: Houd complexe workflows overzichtelijk door gerelateerde acties te groeperen en duidelijke naamgevingsconventies te gebruiken. Probeer workflows klein genoeg te houden om ze op één scherm te kunnen zien. Dit helpt bij het begrijpen en oplossen van problemen.

Workflownodes rechtstreeks op het canvas verplaatsen

In de Standard Workflow Builder kun je nodes rechtstreeks op het canvas verplaatsen.

  • Beweeg de muis over een node om de handgreep met 6 stippen weer te geven.

  • Klik op de handgreep en houd de muisknop ingedrukt om de node te verplaatsen.

  • Plaats de node waar je de indicator Move here ziet.

Hiermee kun je stappen en vertakkingen eenvoudiger opnieuw ordenen zonder elke node via het rechtermuisknopmenu te verplaatsen.

Workflow Switcher

Met de Workflow Switcher kun je snel tussen workflows wisselen zonder de builder te verlaten.

Je kunt deze openen vanuit het linkerpaneel of door Shift + W in te drukken. Zoek of scrol vervolgens om een andere workflow te selecteren.

Nieuwe triggers toevoegen

Triggers bepalen welke gebeurtenissen je workflows starten. Volg deze stappen:

  1. Klik op de knop Add New Trigger.

  2. Selecteer een trigger uit de lijst (bijvoorbeeld Contact Added, Appointment Booked).

  3. Configureer de trigger met de relevante instellingen.

Tip: Gebruik de zoekbalk en categoriefilters om sneller triggers te vinden. Zoekresultaten kunnen extra context bevatten (zoals badges en appgegevens), zodat je de juiste trigger kunt selecteren.

Belangrijk: Alle triggers in de workflow worden geactiveerd wanneer aan hun specifieke voorwaarden is voldaan. Zorg ervoor dat je triggerconfiguratie aansluit op de gewenste start van je workflow.

Gebruik sneltoetsen in Standard Builder

De Standard Builder ondersteunt sneltoetsen voor het selecteren van nodes, het navigeren tussen nodes, het kopiëren en plakken van acties, het in- en uitzoomen van het canvas, het openen van panelen, het verwijderen van nodes en het opslaan van wijzigingen.

Bekijk het artikel over sneltoetsen voor de volledige lijst met sneltoetsen en toetscombinaties.

Nieuwe acties toevoegen

Acties bepalen wat er gebeurt nadat een trigger is geactiveerd. Een actie toevoegen:

  1. Klik op de + button in de workflowregel(s).

  2. Selecteer een actie uit de lijst (bijvoorbeeld Send Email, Assign to User).

  3. Configureer de actie op basis van de vereisten van je workflow.

Tip: Gebruik de zoekbalk en categorieën om snel acties te vinden in tools die door Voluit Suite zijn gebouwd en Marketplace-apps. Sommige resultaten tonen extra details (zoals prijs- of installatiegegevens), zodat je opties kunt vergelijken voordat je een stap toevoegt.

Naast normale acties zijn er ook andere, geavanceerdere soorten acties:

  • Drip Actions: Bepaal de voortgang van contacten door hun voortgang door de workflow te vertragen.

  • Conditional Actions: Evalueer voorwaarden en stuur contacten op basis van specifieke criteria.

  • Goal Actions: Hiermee kunnen contacten vooruitgaan naar een later punt in de workflow, waarbij ze de tussenliggende acties overslaan.

Tips: Geef acties altijd betekenisvolle namen voor duidelijkheid in de Canvas-weergave. Hierdoor zijn workflows eenvoudiger te begrijpen en te beheren.

Door integraties aangestuurde acties en triggers koppelen

Workflowstappen die door een integratie worden aangestuurd, tonen de verplichte velden voordat een account is gekoppeld. De velden blijven vergrendeld totdat je een geldig account koppelt.

Een door een integratie aangestuurde stap koppelen en configureren:

1. Voeg de integratieactie of -trigger toe aan de workflow.

2. Bekijk de beschikbare voorbeeldweergave van de velden.

3. Klik op Connect your account.

4. Voltooi de configuratie van de integratie in het pop-upvenster.

5. Ga terug naar de workflow en selecteer het gekoppelde account wanneer er een accountselector beschikbaar is.

6. Configureer de ontgrendelde velden.

Meerdere gekoppelde accounts Sommige integraties ondersteunen meer dan één gekoppeld account. Gebruik de accountselector in de actie of trigger om te kiezen welk account die stap gebruikt. Als je het geselecteerde account wijzigt, kunnen velden die afhankelijk zijn van het account opnieuw worden geladen of gereset. Controleer de stap voordat je deze opslaat. Ongeldige of verwijderde accounts Als het geselecteerde account is verwijderd of ongeldig wordt, keert de workflowstap terug naar een vergrendelde status waarin een verbinding vereist is. Maak opnieuw verbinding of selecteer een ander geldig account voordat je de stap opslaat.

Stats View

Met Stats View kun je de inschrijvingsactiviteit van triggers en de prestaties van communicatieacties bekijken zonder de Workflow Builder te verlaten. 

Stats View gebruiken: 

1. Open een workflow.

2. Schakel Stats View in vanuit de linkerbovenhoek.

3. Selecteer een trigger of actie om de beschikbare statistieken te bekijken.

Voor workflowtriggers toont Stats View:

Attempted: Contacten die door de trigger zijn geëvalueerd.

Matched: Contacten die aan de triggervoorwaarden voldeden.

Unmatched: Contacten die niet aan de triggervoorwaarden voldeden.

Klik op een triggerstatistiek om de gedetailleerde weergave te openen. Je kunt resultaten op contactniveau bekijken, naar een specifiek contact zoeken en onderzoeken waarom contacten niet overeenkwamen.

Voor communicatieacties toont Stats View de beschikbare leverings- en betrokkenheidsstatistieken voor die actie. Klik op een statistiek om het gedetailleerde rapport te openen.

Statistieken zijn ook beschikbaar op workflow niveau in de Workflow List. Klik op de uitvouwpijl onder Stats.

De workflow testen

Zo zorg je ervoor dat je workflow correct werkt:

  1. Klik op de knop Test Workflow in de rechterbovenhoek.

  2. Selecteer een contact om te testen.

  3. Klik op Run Test om de workflow uit te voeren.

Houd er rekening mee dat het testen van de Workflow met een contact niet 100% foutloos is, vooral niet als je hetzelfde contact voor meerdere tests gebruikt. Je kunt de workflow het beste testen door deze te publiceren en live te gebruiken.

Problemen oplossen: Als tests mislukken, controleer dan of je triggers en acties volledig zijn geconfigureerd.

De workflow opslaan

Sla je wijzigingen altijd op:

  • Klik op de knop Save in de rechterbovenhoek wanneer er niet-opgeslagen wijzigingen zijn (rode stip).

  • Als je fouten tegenkomt tijdens het opslaan, controleer dan of alle verplichte velden in triggers en acties zijn ingevuld.

Houd er rekening mee dat Saved en Published niet hetzelfde betekenen. De workflow kan opgeslagen zijn of niet-opgeslagen wijzigingen bevatten en kan draft of publish zijn. Deze statussen staan los van elkaar.

Versiegeschiedenis

Houd wijzigingen in je workflow bij:

  • Klik op het pictogram History in de rechterbovenhoek.

  • Bekijk vorige versies.

Gebruik de knop Back to Builder  om terug te gaan naar het bewerken van de workflow.

Hoe workflowwijzigingen invloed hebben op contacten die al bezig zijn

Contacten die al door een workflow gaan, kunnen updates gebruiken die zijn aangebracht in komende acties.

Als een contact zich bijvoorbeeld momenteel in een Wait-actie bevindt en je een actie bijwerkt die daarna komt, gebruikt het contact de bijgewerkte configuratie wanneer het die stap bereikt. Als je na de Wait-actie een nieuwe actie toevoegt, kan het contact die nieuwe actie ook uitvoeren als onderdeel van dezelfde workflowjourney.

Als je de Wait-actie wijzigt terwijl een contact al wacht, verandert de bestaande wachttijd van het contact niet. Het contact voltooit de huidige wachttijd voordat het doorgaat in de bijgewerkte workflow.

Wisselen tussen Draft en Publish

Bepaal de status van je workflows:

  • Wissel rechtsboven tussen de modi Draft en Publish.

  • In Draft-modus wordt de workflow niet echt geactiveerd en worden er geen echte acties uitgevoerd. In Publish-modus gebeurt dat wel.

Belangrijk: Contacten in wachtstappen (bijvoorbeeld Wait, Manual Call) blijven op hun huidige stap staan wanneer je een draft-workflow hervat.

Best practices voor workflows

  • Vermijd lussen: De Workflow Builder voorkomt visuele lussen (pijlen kunnen niet terugkeren naar een vorige stap), maar het is mogelijk om niet-zichtbare lussen te maken. Controleer je acties zorgvuldig om onbedoelde luspatronen te voorkomen.

  • Houd workflows klein: Probeer workflows waar mogelijk op één scherm te laten passen. Verdeel complexe functies over afzonderlijke workflows om het oplossen van problemen en het beheer eenvoudiger te maken.

  • Betekenisvolle naamgeving: Gebruik duidelijke en beschrijvende namen voor triggers en acties om de duidelijkheid te vergroten, vooral in samenwerkingsomgevingen.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er met contacten in mijn workflow als ik deze op draft instel?

A: Contacten in wachtstappen (bijvoorbeeld Wait, Manual Call, Manual SMS) blijven in dezelfde stap wanneer de workflow wordt hervat.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen