Automatiseringen: Overzicht workflow builder

Welkom bij de Workflow Builder Walkthrough. In deze gids leer je hoe je de Workflow Builder gebruikt, hoe de belangrijkste onderdelen werken, en waar je op let bij het opzetten en testen van workflows.

Wat is deze Workflow Builder Walkthrough?

Deze handleiding geeft je een compleet overzicht van de Workflow Builder. Wil je dieper inzoomen op specifieke onderwerpen, zoals geavanceerde triggers of gedetailleerde actie-instellingen, bekijk dan ook de gerelateerde artikelen, zie links onderaan.

Infinite Canvas Layout

De Workflow Builder werkt met een oneindig canvas. Daardoor kun je ook grotere workflows overzichtelijk opbouwen en bekijken.

Je kunt:

De knoppen Fit to Screen en Zoom In/Zoom Out (Aanpassen aan scherm en Inzoomen/Uitzoomen) linksonder gebruiken om je weergave te veranderen.
De Minimap (Mini-kaart) rechtsonder gebruiken om snel naar een ander deel van je workflow te navigeren.

Best practices:

Houd complexe workflows overzichtelijk door acties te groeperen, consistente namen te gebruiken, en workflows bij voorkeur zo te ontwerpen dat je de kern in één scherm kunt overzien. Dat helpt bij begrip en bij het oplossen van issues.

Workflow Switcher

Met de Workflow Switcher kun je snel wisselen tussen workflows, zonder de builder te verlaten.

Je opent de switcher vanuit het linkerpaneel, of met Shift + W. Daarna kun je zoeken of scrollen om een andere workflow te kiezen.

Nieuwe triggers toevoegen

Triggers bepalen welke gebeurtenis je workflow start.

Volg deze stappen:

Klik op Add New Trigger (Nieuwe trigger toevoegen).
Kies een trigger uit de lijst, zoals Contact Added of Appointment Booked.
Stel de trigger in met de relevante opties.

Belangrijk:

Alle triggers in een workflow kunnen afgaan zodra hun eigen voorwaarden kloppen. Controleer dus goed of je trigger-instellingen passen bij hoe en wanneer je de workflow wilt starten.

Nieuwe acties toevoegen

Acties bepalen wat er gebeurt nadat een trigger is geactiveerd.

Zo voeg je een actie toe:

Klik op de +-knop op de workflow-lijn(en).
Kies een actie uit de lijst, zoals Send Email of Assign to User.
Stel de actie in op basis van wat je workflow moet doen.

Naast standaardacties zijn er ook meer geavanceerde typen acties:

Drip Actions: hiermee vertraag je bewust de voortgang van contacten door de workflow.
Conditional Actions: hiermee beoordeel je voorwaarden en stuur je contacten door op basis van criteria.
Goal Actions: hiermee kan een contact vooruit springen naar een later punt in de workflow, waarbij stappen ertussen worden overgeslagen.

Tips:

Geef acties altijd duidelijke namen. Dat maakt het canvas beter leesbaar en helpt bij beheer en troubleshooting.

Je kunt ook Workflow AI Assistant gebruiken om een workflow beter te begrijpen en om acties toe te voegen.

Stats View

Met Stats View kun je prestaties van communicatie volgen tot op actieniveau.

Je kunt:

Stats View inschakelen linksboven.
Statistieken direct in de builder bekijken.
Op een statistiek klikken om de onderliggende rapportage te openen.

Let op: als een communicatie-actie in de workflow heeft gestaan, is gebruikt, en daarna is verwijderd, blijven de statistieken alsnog bewaard in de workflow.

Stats zijn ook beschikbaar op workflow-niveau in de Workflow List. Klik op de uitklappijl onder Stats.

De workflow testen

Testen helpt je om te controleren of je workflow doet wat je verwacht.

Zo test je:

Klik op Test Workflow rechtsboven.
Kies een contact om mee te testen.
Klik op Run Test om de test te starten.

Let op: testen met één contact is niet 100% waterdicht, vooral als je hetzelfde contact vaker gebruikt. Idealiter test je door de workflow te publiceren en in een realistische situatie te gebruiken.

Troubleshooting:

Als een test niet goed loopt, controleer dan of je triggers en acties volledig zijn ingesteld.

De workflow opslaan

Sla je wijzigingen regelmatig op.

Klik op Save rechtsboven zodra je wijzigingen hebt (te herkennen aan de rode stip).
Als je errors krijgt tijdens opslaan, controleer dan of alle verplichte velden in je triggers en acties zijn ingevuld.

Let op: Saved en Published zijn niet hetzelfde. Een workflow kan opgeslagen zijn of nog niet-opgeslagen wijzigingen hebben, en kan daarnaast in Draft of Publish staan, los van elkaar.

Versiegeschiedenis

Met versiegeschiedenis kun je wijzigingen in je workflow terugzien.

Klik op het History-icoon rechtsboven.
Bekijk eerdere versies.

Gebruik Back to Builder (Terug naar Builder) om weer terug te gaan naar het bewerken.

Draft/Publish Toggle

Met de Draft/Publish-toggle bepaal je of je workflow live is.

Wissel tussen Draft en Publish rechtsboven.
In Draft voert de workflow geen acties echt uit.
In Publish voert de workflow de acties wel uit.

Belangrijk:

Contacten die in wachtstappen staan, zoals Wait, Manual Call of Manual SMS, blijven op hun huidige stap staan wanneer je een draft-workflow weer activeert.

Best practices voor workflows

Vermijd loops: de Workflow Builder voorkomt zichtbare loops, maar je kunt nog steeds onbedoelde loops creëren via voorwaarden en routes. Controleer je acties en logica om dit te voorkomen.
Houd workflows compact: probeer workflows zo te ontwerpen dat je ze goed kunt overzien. Splits grotere processen op in meerdere workflows.
Duidelijke namen: gebruik beschrijvende namen voor triggers en acties, vooral als je samenwerkt met anderen.

Veelgestelde vragen

V: Wat gebeurt er met contacten in mijn workflow als ik deze op draft zet?

Antwoord: Contacten die in wachtstappen staan, zoals Wait, Manual Call en Manual SMS, blijven op dezelfde stap staan wanneer je de workflow weer hervat.

V: Hoe beïnvloeden goal events mijn workflows?

Antwoord: Goal events kunnen de voortgang van een contact dynamisch aanpassen op basis van interacties.

V: Kan ik een contact toevoegen aan meerdere workflows?

Antwoord: Ja. Gebruik de actie Add To Workflow om een contact in meerdere workflows te plaatsen.

V: Hoe integreer ik externe apps?

Antwoord: Gebruik de actie Webhook om data naar externe platformen te sturen.