Automatiseringen: Overzicht workflow builder

Welkom bij de Workflow Builder Walkthrough! Deze gids is ontworpen om je te helpen de Workflow Builder te begrijpen en te navigeren. Of je nu nieuw bent met workflows of je kennis wilt opfrissen, dit artikel gidst je door de belangrijkste functies, beste praktijken en tips voor succes.

INHOUDSOPGAVE

Wat Is Deze Workflow Builder Walkthrough?

Dit artikel biedt een uitgebreid overzicht van de Workflow Builder, inclusief de lay-out, functionaliteit en beste praktijken. Als je op zoek bent naar meer specifieke onderwerpen, zoals geavanceerde triggers of gedetailleerde actieconfiguraties, bekijk dan onze gerelateerde artikelen onderaan.

Oneindige Canvas Lay-out

De oneindige canvas van de Workflow Builder biedt een uitgebreid overzicht van je workflows. Je kunt:

Gebruik de Past op Scherm en Inzoomen/Uitzomen knoppen in de linkerbenedenhoek om het beeld aan te passen.
Gebruik de Minimap in de rechterbenedenhoek om je huidige positie binnen de workflow te navigeren.

Beste Praktijken: Houd complexe workflows georganiseerd door gerelateerde acties te groeperen en duidelijke naming conventies te gebruiken. Probeer workflows klein genoeg te houden zodat ze op één scherm kunnen worden gezien. Dit helpt bij begrip en probleemoplossing.

Verplaats workflowknopen direct op het canvas

In de Standaard Workflow Builder kun je knopen direct op het canvas verplaatsen.

Houd je muis boven een knoop om de 6-punt slepen-handgreep te onthullen.
Klik en houd de slepen-handgreep vast om de knoop te verplaatsen.
Laat de knoop vallen waar je de Verplaats hier indicator ziet.

Dit maakt het eenvoudiger om stappen en takken te reorganiseren zonder elke knoop vanuit het rechtermuisknopmenu te verplaatsen.

Workflow Schakelaar

De Workflow Schakelaar stelt je in staat om snel tussen workflows te schakelen zonder de builder te verlaten.

Je kunt deze openen vanuit het linker paneel of door Shift + W in te drukken en vervolgens te zoeken of te scrollen om een andere workflow te selecteren.

Voor meer details, zie: Het gebruik van de Workflow Schakelaar in Voluit Suite

Nieuwe Triggers Toevoegen

Triggers definiëren de gebeurtenissen die je workflows starten. Volg deze stappen:

Klik op de Nieuwe Trigger Toevoegen knop.
Selecteer een trigger uit de lijst (bijv., Contact Toegevoegd, Afspraak Boekt).
Configureer de trigger met relevante instellingen.

Tip: Gebruik de zoekbalk en categoriefilters om triggers sneller te vinden. Zoekresultaten kunnen extra context bevatten (zoals badges en appdetails) om je te helpen de juiste trigger te kiezen.

Belangrijk: Alle triggers in de workflow worden geactiveerd wanneer hun specifieke voorwaarden zijn vervuld. Zorg ervoor dat je triggerinstelling overeenkomt met je gewenste workflow-initiëren.

Voor een uitgebreide lijst van triggers, bezoek de links onderaan of zoek op Trigger:.

Gebruik Sneltoetsen in Standaard Builder

De Standaard Builder ondersteunt sneltoetsen voor het selecteren van knopen, bewegen tussen knopen, kopiëren en plakken van acties, inzoomen op het canvas, openen van panelen, het verwijderen van knopen en het opslaan van wijzigingen.

Voor de volledige sneltoetslijst en toetscombinaties, raadpleeg het sneltoetsenartikel.

Nieuwe Acties Toevoegen

Acties definiëren wat er gebeurt nadat een trigger is geactiveerd. Om een actie toe te voegen:

Klik op de + knop in de workflowlijn(en).
Selecteer een actie uit de lijst (bijv., E-mail Verzenden, Toewijzen aan Gebruiker).
Configureer de actie op basis van de vereisten van je workflow.

Tip: Gebruik de zoekbalk en categorieën om acties snel te vinden in Voluit Suite-tools en Marketplace-apps. Sommige resultaten tonen extra details (zoals prijzen of installinformatie) zodat je opties kunt vergelijken voordat je een stap toevoegt.

Afgezien van normale acties, zijn er enkele andere soorten acties die geavanceerder zijn:

Drip Acties: Beheer de stroom van contacten door hun voortgang door de workflow te vertragen.
Voorwaardelijke Acties: Evalueer voorwaarden en leid contacten op basis van specifieke criteria.
Doel Acties: Laat contacten overspringen naar een later punt in de workflow en omzeil de acties daartussen.

Tips: Geef acties altijd betekenisvolle namen voor duidelijkheid in de Canvas-weergave. Dit maakt workflows gemakkelijker te begrijpen en te beheren.

voor gedetailleerde informatie over alle beschikbare acties.

Je kunt ook de Workflow AI Assistent gebruiken om de workflow te begrijpen en de juiste acties toe te voegen. Leer meer in de links onderaan.

Verbind Integratie-gedreven Acties en Triggers

Integratie-gedreven workflowstappen tonen hun vereiste velden voordat een account is verbonden. De velden blijven vergrendeld totdat je een geldig account verbindt.

Om een integratie-gedreven stap te verbinden en configureren:

1. Voeg de integratieactie of trigger toe aan de workflow.

2. Bekijk de beschikbare veldpreview.

3. Klik op Verbind je account.

4. Voltooi de integratie-instelling in het pop-upvenster.

5. Ga terug naar de workflow en selecteer het verbonden account, wanneer een accountselector beschikbaar is.

6. Configureer de ontgrendelde velden.

Meerdere verbonden accounts Sommige integraties ondersteunen meer dan één verbonden account. Gebruik de accountselector binnen de actie of trigger om te kiezen welk account die stap gebruikt. Het wijzigen van het geselecteerde account kan velden opnieuw laden of resetten die afhankelijk zijn van het account. Controleer de stap voordat je opslaat.Onvalide of verwijderde accounts Als het geselecteerde account is verwijderd of ongeldig wordt, keert de workflowstap terug naar een vergrendelde verbinding-verplichttoestand. Verbind opnieuw of selecteer een ander geldig account voordat je de stap opslaat.

Statistiekweergave

Statistiekweergave helpt je om de triggerinschrijvingsactiviteit en communicatieactieresultaten te controleren zonder de Workflow Builder te verlaten.

Om Statistiekweergave te gebruiken:

1. Open een workflow.

2. Zet Statistiekweergave aan vanuit de linkerbenedenhoek.

3. Selecteer een trigger of actie om de beschikbare statistieken te bekijken.

Voor workflow triggers, toont Statistikweergave:

Pogingen: Contacten beoordeeld door de trigger.

Gepast: Contacten die aan de triggervoorwaarden voldeden.

Ongematcht: Contacten die niet aan de triggervoorwaarden voldeden.

Klik op een triggerstatistiek om de gedetailleerde weergave te openen. Je kunt resultaten op contactniveau bekijken, zoeken naar een specifiek contact en onderzoeken waarom contacten niet gematcht zijn.

Voor communicatieacties toont Statistikweergave de beschikbare leverings- en betrokkenheidsstatistieken voor die actie. Klik op een statistiek om het gedetailleerde rapport te openen.

Voor tips over het analyseren van workflowprestaties, verken links onderaan. Statistieken zijn ook beschikbaar op het niveau van de workflow in de Workflow Lijst. Klik op de uitvouwpijl onder Statistieken.

De Workflow Testen

Om ervoor te zorgen dat je workflow correct functioneert:

Klik op de Test Workflow knop in de rechterbovenhoek.
Selecteer een contact voor testen.
Klik op Voer Test Uit om de workflow uit te voeren.

Houd er rekening mee dat de Test Workflow met een contact niet 100% perfect is, vooral als je hetzelfde contact voor meerdere tests opnieuw gebruikt. Idealiter moet je de workflow testen door deze te publiceren en live te gebruiken.

Probleemoplossing: Als tests mislukken, controleer dan je triggers en acties op onvolledige configuraties.

De Workflow Opslaan

Sla altijd je wijzigingen op:

Klik op de Opslaan knop in de rechterbovenhoek telkens als er onopgeslagen wijzigingen zijn (rood stip).
Als je fouten tegenkomt tijdens het opslaan, zorg ervoor dat alle vereiste velden in triggers en acties zijn ingevuld.

Houd er rekening mee dat Opgeslagen en Gepubliceerd niet hetzelfde zijn. De workflow kan worden opgeslagen of onopgeslagen wijzigingen hebben en kan onafhankelijke concept of publiceren zijn.

Versiegeschiedenis

Volg wijzigingen die aan je workflow zijn aangebracht:

Klik op het Geschiedenis icoon in de rechterbovenhoek.
Bekijk vorige versies.

Gebruik de Terug naar Builder knop om terug te keren naar het bewerken van de workflow.

Concept/Publiceer Wisselen

Beheer de status van je workflows:

Schakel tussen Concept en Publiceer modus in de rechterbovenhoek.
Concept modus betekent dat de workflow geen triggers en acties in de echte wereld zal uitvoeren; Publiceer modus betekent dat dit wel zal gebeuren.

Belangrijk: Contacten in wachttaken (bijv., Wacht, Handmatig Bellen) blijven op hun huidige stap wanneer je een conceptworkflow hervat.

Beste Praktijken voor Workflows

Vermijd Lussen: De Workflow Builder voorkomt visuele lussen (pijlen kunnen niet naar een vorige stap terugkeren), maar het is mogelijk om niet-zichtbare lussen te creëren. Controleer je acties goed om ongewenste lusgedragingen te voorkomen.
Houd Workflows Klein: Probeer workflows in één scherm te passen waar mogelijk. Verdeel complexe functies in aparte workflows om probleemoplossing en beheer te vereenvoudigen.
Betekenisvolle Benaming: Gebruik duidelijke en beschrijvende namen voor triggers en acties om de duidelijkheid te verbeteren, vooral in samenwerkingsomgevingen.

Veelgestelde Vragen

Vraag: Wat gebeurt er met contacten in mijn workflow als ik het naar concept zet?

Antwoord: Contacten in wachttaken (bijv., Wacht, Handmatig Bellen, Handmatig SMS) blijven in dezelfde stap wanneer de workflow wordt hervat.

Vraag: Hoe beïnvloeden doelgebeurtenissen workflows?

Antwoord: Doelgebeurtenissen kunnen de voortgang van contacten dynamisch aanpassen op basis van interacties. Voor meer informatie, zie link onderaan.

Vraag: Kan ik een contact aan meerdere workflows toevoegen?

Antwoord: Ja, gebruik de “Voeg toe aan Workflow” actie om een contact aan meerdere workflows op te nemen. Leer meer via links onderaan.

Vraag: Hoe kan ik externe apps integreren?

Antwoord: Gebruik de “Webhook” actie om gegevens naar externe platforms te sturen. Bekijk links onderaan voor details.