Conversatie AI: Afspraken annuleren en verplaatsen

Met Conversatie AI kunnen contacten hun bestaande afspraken rechtstreeks in een gesprek beheren. Als je annuleren en verplaatsen inschakelt, kan je bot deze wijzigingen afhandelen zonder dat je team ze handmatig hoeft te verwerken. Je kunt beide acties afzonderlijk inschakelen en testen voordat de bot gesprekken met contacten gaat voeren.

Wat houdt annuleren en verplaatsen met Conversatie AI in?

Met deze functies kan de bot tijdens een gesprek een bestaande afspraak van een contact annuleren of verplaatsen naar een ander beschikbaar tijdstip. Daarvoor moet de bijbehorende actie ingeschakeld zijn.

Nieuwe afspraken worden geboekt in de kalender die je voor de bot hebt ingesteld. Voor het annuleren of verplaatsen van bestaande afspraken kan de bot ook afspraken van hetzelfde contact in andere kalenders beheren.

Voordelen van annuleren en verplaatsen

Contacten kunnen zelf wijzigingen doorgeven in een gesprek met de bot. Daardoor hoeft je team minder terugkerende verzoeken rond afspraken af te handelen.

Automatische afspraakwijzigingen: contacten kunnen via Conversatie AI afspraken annuleren of verplaatsen, zonder te wachten op hulp van je team.
Beheer over meerdere kalenders: de bot kan bestaande afspraken ook annuleren of verplaatsen als ze in een andere kalender staan dan de kalender voor nieuwe boekingen.
Afzonderlijke instellingen: je bepaalt per actie of de bot afspraken mag annuleren of verplaatsen.
Meerdere annuleringen: een contact kan tijdens hetzelfde gesprek meerdere afspraken laten annuleren.
Ondersteuning voor afspraakstatussen: annuleren en verplaatsen werken voor de afspraakstatussen die voor deze functie worden ondersteund.
Testen voordat je de bot inzet: met Bot Trial (Bot testen) controleer je hoe de bot afspraakwijzigingen afhandelt voordat je deze met contacten gebruikt.

Hoe werken boeken, verplaatsen en annuleren?

Voor nieuwe boekingen gelden andere kalenderregels dan voor het wijzigen van bestaande afspraken.

Nieuwe afspraken: de bot boekt nieuwe afspraken in de kalender die is ingesteld bij de actie voor het boeken van afspraken.
Bestaande afspraken verplaatsen: de bot kan afspraken van een contact verplaatsen, ook als die in andere kalenders staan.
Bestaande afspraken annuleren: de bot kan afspraken van een contact annuleren, ook als die in andere kalenders staan.
Meerdere afspraken annuleren: heeft een contact meerdere afspraken, dan kan de bot tijdens hetzelfde gesprek meerdere annuleringen verwerken.

Instellingen voor annuleren en verplaatsen

Annuleren en verplaatsen hebben elk een eigen instelling. Zo kun je bijvoorbeeld annuleren via de bot toestaan, terwijl je team het verplaatsen van afspraken handmatig afhandelt.

Je kunt de bot zo instellen dat deze:

Zowel annuleren als verplaatsen toestaat.
Alleen annuleren toestaat.
Alleen verplaatsen toestaat.
Geen van beide acties toestaat en alleen nieuwe afspraken boekt.

Je kunt deze instellingen later aanpassen. Moet je de functie eerst via Labs activeren in je account? Volgens de informatie over deze functie kun je die activering niet terugdraaien. De afzonderlijke instellingen in de bot kun je daarna wel aan- en uitzetten.

Meldingen na het annuleren of verplaatsen

Een afspraak wijzigen en een melding versturen zijn twee afzonderlijke onderdelen. Wil je dat contacten, gasten of teamleden een bericht krijgen na een annulering of verplaatsing? Stel daarvoor je kalendermeldingen of bijbehorende automatiseringen in.

In Voluit Suite kun je kalendermeldingen instellen voor gebeurtenissen zoals een annulering of een wijziging van de datum of tijd. Afhankelijk van je instellingen kun je daarvoor e-mail, sms, WhatsApp en meldingen in de app gebruiken.

Conversatie AI en de boekingswidget: wat is het verschil?

Met zowel Conversatie AI als de links in een boekingswidget kunnen contacten afspraken annuleren of verplaatsen. Je stelt deze mogelijkheden wel afzonderlijk in. De regels voor boekingslinks zijn daarom niet automatisch ook de regels voor Conversatie AI.

De boekingswidget heeft een eigen Cancellation & Reschedule Policy (Annulerings- en verplaatsingsbeleid). Daarmee kun je bepalen hoelang de links voor annuleren en verplaatsen beschikbaar blijven voor degene die de afspraak boekt. Deze instellingen gelden voor de links die bij de boeking worden aangemaakt.

Uit de beschikbare documentatie blijkt niet dat de vervaltermijnen van deze links ook de afspraakacties van Conversatie AI beperken. Ga er daarom niet van uit dat dit beleid ook voor Conversatie AI geldt, tenzij je accountinstellingen of bijgewerkte documentatie dit bevestigen.

Annuleren en verplaatsen instellen in Conversatie AI

Controleer of activering via Labs nodig is, stel de juiste bot in en test de afspraaksituaties die je wilt ondersteunen. Zo controleer je welke acties de bot kan uitvoeren voordat je deze met contacten gebruikt.

1. Activeer de functie via Labs als dat nodig is

Is Cancel And Reschedule (Annuleren en verplaatsen) in jouw account beschikbaar als Labs-functie?

Ga naar Labs.
Zoek Cancel And Reschedule (Annuleren en verplaatsen).
Lees de informatie over de functie voordat je deze inschakelt.
Schakel de functie in.

Belangrijk: volgens de informatie over deze functie kun je de activering via Labs niet terugdraaien. Je kunt annuleren en verplaatsen binnen de bot daarna wel afzonderlijk aan- en uitzetten.

2. Open de bot voor Conversatie AI

Ga naar Conversation AI (Conversatie AI).
Selecteer de bot die je wilt instellen.
Klik op Edit Bot (Bot bewerken).
Open Bot Goals (Botdoelen).

Met botdoelen bepaal je wat de bot tijdens een gesprek moet bereiken en welke acties deze mag uitvoeren.

3. Open de actie voor het boeken van afspraken

Zoek de botactie voor het boeken van afspraken.
Open Appointment Booking Action (Actie voor het boeken van afspraken).

Controleer vervolgens of de juiste kalender is ingesteld voor nieuwe boekingen. Nieuwe afspraken die de bot maakt, komen in deze kalender terecht.

4. Schakel annuleren en/of verplaatsen in

Gebruik de afzonderlijke instellingen om te bepalen welke afspraakacties de bot mag uitvoeren.

Schakel Rescheduling (Verplaatsen) in als contacten bestaande afspraken moeten kunnen verplaatsen.
Schakel Cancellation (Annuleren) in als contacten bestaande afspraken moeten kunnen annuleren.
Schakel beide in als de bot beide soorten wijzigingen moet ondersteunen.

5. Test de instellingen

Gebruik Bot Trial (Bot testen) voordat je de aangepaste bot met contacten laat werken. Controleer of het gesprek verloopt zoals je verwacht en of de bot de juiste afspraakacties aanbiedt.

Veelgestelde vragen

V: Kan Conversatie AI een afspraak annuleren die in een andere kalender staat dan de boekingskalender van de bot?

Antwoord: Ja. De bot kan bestaande afspraken van een contact annuleren, ook als die in andere kalenders staan. Nieuwe afspraken worden wel geboekt in de kalender die je voor de bot hebt ingesteld.

V: Kan Conversatie AI een afspraak uit een andere kalender verplaatsen?

Antwoord: Ja. De bot kan bestaande afspraken van een contact verplaatsen, ook als die in andere kalenders staan.

V: Kan de bot meerdere afspraken tegelijk annuleren?

Antwoord: Ja. Als een contact meerdere afspraken heeft, kan de bot tijdens hetzelfde gesprek meerdere annuleringen verwerken.

V: Kan ik annuleren inschakelen zonder verplaatsen in te schakelen?

Antwoord: Ja. Annuleren en verplaatsen hebben afzonderlijke instellingen. Je kunt beide acties onafhankelijk van elkaar aan- en uitzetten.

V: Krijgt een contact automatisch een bericht als de bot een afspraak annuleert of verplaatst?

Antwoord: Dat hangt af van je kalendermeldingen en automatiseringen. In Voluit Suite kun je meldingen voor annuleringen en verplaatsingen afzonderlijk instellen.

V: Kan ik annuleren of verplaatsen later weer uitschakelen?

Antwoord: Ja. Je kunt de afzonderlijke instellingen in de bot aan- en uitzetten. Volgens de beschikbare informatie kun je de activering van de bijbehorende Labs-functie zelf niet terugdraaien.