Dienstenagenda v2: Meldingen via e-mail, in-app, sms en WhatsApp
Met meldingen voor Diensten (Services) houd je klanten en teamleden op de hoogte tijdens het boekingsproces. Je stelt meldingen in voor belangrijke boekingsgebeurtenissen, kiest ontvangers en kanalen, past berichten aan en gebruikt ondersteunde aangepaste waarden. Je beheert dit op één plek in de instellingen voor diensten.
Let op: Deze functie is momenteel beschikbaar in de besloten bèta.
Overzicht
Meldingen voor diensten zijn een ingebouwd alternatief voor berichten via workflows bij dienstboekingen. In plaats van algemene kalender meldingen te gebruiken, kun je meldingen instellen voor specifieke gebeurtenissen. Die instellingen worden automatisch toegepast op alle dienstboekingen.
Deze update voegt nieuwe meldingstriggers, ontvangers, aanpasbare sjablonen en aangepaste waarden voor diensten toe. Slimme bundeling voorkomt dubbele meldingen.
Wat is er nieuw in meldingen voor diensten?
Meldingstriggers
Je kunt meldingen instellen voor de volgende gebeurtenissen:
- Afspraak geboekt (niet bevestigd): deze melding wordt verstuurd wanneer een klant een dienst boekt en de boeking nog niet is bevestigd.
- Afspraak geboekt (bevestigd): deze melding wordt verstuurd wanneer een boeking automatisch wordt bevestigd of handmatig is goedgekeurd.
- Geannuleerd: deze melding wordt verstuurd wanneer een dienstboeking wordt geannuleerd.
- Verplaatst: deze melding wordt verstuurd wanneer een boeking naar een andere datum of tijd wordt verplaatst.
- Herinnering: een herinnering die vóór de afspraak wordt verstuurd om het aantal gemiste afspraken te helpen verminderen.
- Follow-up: een bericht na de afspraak om contact te houden met klanten of feedback te verzamelen.
Ontvangers
Je kunt elke melding naar één of meer van de volgende ontvangers sturen:
- De contactpersoon: de klant die de dienst heeft geboekt.
- De toegewezen gebruiker: de medewerker die aan de dienst is toegewezen.
- Extra e-mailadressen: interne ontvangers, zoals medewerkers bij de receptie, managers of andere teamleden.
Bezorgkanalen
Kies het kanaal dat past bij elk moment in het boekingsproces. Meldingen voor diensten ondersteunen:
- E-mail: verstuur boekingsupdates en afspraakberichten per e-mail.
- In-app: meld toegewezen gebruikers in Voluit Suite.
- Sms: verstuur boekingsupdates via sms.
- WhatsApp: verstuur bevestigingen, herinneringen, follow-ups en andere ondersteunde afspraakberichten via WhatsApp.
Je kunt per gebeurtenis het kanaal kiezen dat past bij je communicatie met klanten en je team.
Sjablonen aanpassen
Met de ingebouwde editor voor meldingen kun je:
- Onderwerpregels aanpassen.
- De berichtinhoud bewerken.
- De opmaak en indeling wijzigen.
Je kunt ook vooraf gemaakte sjablonen gebruiken om de instellingen sneller in te richten en je berichten op elkaar af te stemmen.
Gelokaliseerde standaardsjablonen voor meldingen
De standaardsjablonen gebruiken de platformtaal die is ingesteld in het bedrijfsprofiel. Dit geldt voor de ondersteunde kanalen e-mail, sms en WhatsApp.
- Nieuwe accounts met diensten: je hoeft niets te doen. De standaardsjablonen worden automatisch in de ingestelde taal weergegeven.
- Bestaande accounts met diensten: ga naar Global Settings → Notifications → Reset to default (Algemene instellingen → Meldingen → Standaardinstellingen herstellen) bij het betreffende sjabloon om de gelokaliseerde versie te laden.
Aangepaste sjablonen blijven ongewijzigd, tenzij je ze handmatig terugzet naar de standaardinstellingen.
Aangepaste waarden voor specifieke diensten
Meldingen voor diensten ondersteunen aangepaste waarden voor dienstboekingen, waaronder:
- Dienstnaam
- Duur
- Prijs
- Extra’s
- Gegevens van de toegewezen medewerker
- Aanvullende dienstkenmerken
Zo geven je meldingen de juiste informatie over de geboekte dienst weer.
Meldingen slim bundelen
Als een boeking meerdere diensten bevat, wordt er maar één melding verstuurd voor de volledige boeking.
Zo ontvangen klanten en teamleden niet meerdere overbodige meldingen voor dezelfde afspraak.
Meldingen voor diensten instellen
Volg deze stappen om meldingen voor diensten in te stellen:
- Ga naar Calendar Settings → Services → Global Settings → Notifications (Kalenderinstellingen → Diensten → Algemene instellingen → Meldingen).
- Selecteer de meldingstrigger die je wilt instellen.
- Pas het meldingssjabloon aan.
- Selecteer het kanaal dat je wilt instellen, zoals e-mail, in-app, sms of WhatsApp.
- Kies de ontvangers.
- Voeg aangepaste waarden voor specifieke diensten toe.
- Sla je wijzigingen op.
Hoe meldingen voor diensten werken
Na het instellen:
- Worden meldingen automatisch verstuurd op basis van gebeurtenissen rond de dienst.
- Worden sjablonen op dezelfde manier gebruikt voor alle boekingen.
- Worden meldingen bij boekingen met meerdere diensten automatisch gebundeld.
- Heb je geen workflows nodig voor standaardberichten over diensten.
Wat is niet veranderd?
Deze update:
- Vervangt meldingen via workflows niet.
- Heeft geen invloed op kalenderafspraken die niet met diensten zijn gemaakt.
- Verandert niets aan de beschikbaarheid of boekingsregels voor afspraken.
- Is alleen van toepassing op diensten in de besloten bèta.
Veelgestelde vragen
V: Geldt dit voor alle kalenderafspraken?
Antwoord: Nee. Deze meldingen gelden alleen voor boekingen die met diensten zijn gemaakt.
V: Kan ik zowel e-mail- als in-appmeldingen versturen?
Antwoord: Meldingen voor diensten ondersteunen e-mail, in-app, sms en WhatsApp. Stel per gebeurtenis het kanaal in dat past bij je communicatiebehoefte.
V: Worden meldingen per dienst of per boeking verstuurd?
Antwoord: Meldingen worden per boeking gebundeld. Bij een boeking met meerdere diensten wordt één melding verstuurd.
V: Heb ik nog workflows nodig voor meldingen over diensten?
Antwoord: Nee. Meldingen voor diensten bieden een ingebouwde oplossing voor veelvoorkomende berichten over boekingen. Workflows blijven beschikbaar als je die nodig hebt.
V: Is deze functie beschikbaar voor alle accounts?
Antwoord: Nee. Meldingen voor diensten zijn momenteel beschikbaar in de besloten bèta.