Verhuur/ Rentals: Klanten zelf laten annuleren

Laat klanten aankomende verhuurboekingen annuleren via een annuleringslink. Jij houdt de controle over terugbetalingen, betalingen en waarborgsommen.

Wat je leert

Met Verhuur (Rentals) in Voluit Suite kunnen klanten een annuleringslink gebruiken om een aankomende boeking zelf te annuleren, zonder eerst contact op te nemen met je team. Je kunt ook instellen hoe dicht bij de starttijd van de boeking klanten de link nog kunnen gebruiken.

In dit artikel lees je hoe zelf annuleren werkt, hoe je de optionele vervaldatum van de annuleringslink instelt, hoe klanten een boeking annuleren, hoe annuleringen van boekingen met meerdere objecten werken en wat er na een annulering met betalingen en waarborgsommen gebeurt.

Hoe zelf annuleren werkt

Met zelfservice kunnen klanten een aankomende verhuurboeking annuleren via de annuleringslink die bij de boeking hoort. Ze openen de link, bekijken de boekingsgegevens en annuleren de boeking zelf. Ze hoeven daarvoor niet te bellen, te mailen of op hulp van je team te wachten.

Een annulering hoeft niet eerst te worden goedgekeurd. Zodra de klant de boeking annuleert, wordt de boeking geannuleerd en komt de gereserveerde beschikbaarheid weer vrij. Zo kunnen klanten hun boeking sneller annuleren en hoeft je team minder aanvragen handmatig af te handelen.

Je hoeft de basis voor zelf annuleren niet in te stellen

Klanten kunnen zelf annuleren bij geschikte aankomende verhuurboekingen. Je hoeft alleen extra instellingen te wijzigen als je wilt bepalen wanneer de annuleringslink verloopt of als je de link in een eigen bericht wilt opnemen.

Annuleren leidt niet automatisch tot een terugbetaling

Zelf annuleren wijzigt de boeking. Beslissingen over terugbetalingen, betalingen en waarborgsommen blijven bij jou.

De annuleringsperiode instellen

Standaard kunnen klanten de annuleringslink gebruiken totdat de boeking begint. Wil je zelf annuleren eerder stoppen, stel dan een optionele uiterste annuleringsperiode in. Zo voorkom je lastminuteannuleringen, terwijl klanten eerdere annuleringen zelf kunnen regelen.

  1. Open de algemene instellingen voor Verhuur. Ga naar Kalenders (Calendars) → Verhuur (Rentals) → Algemene instellingen (Global settings) en open daarna Boekingsinstellingen (Booking settings).
  2. Schakel Vervaldatum van de annuleringslink instellen (Set cancellation link expiry) in. Hiermee voorkom je dat klanten de annuleringslink vlak voor de start van de boeking nog kunnen gebruiken.
  3. Kies de uiterste annuleringsperiode. Stel in hoeveel tijd vóór de start van de boeking de link verloopt. Je kunt dit instellen in minuten, uren of dagen. Stel je bijvoorbeeld drie uur in, dan kan de klant de boeking annuleren tot drie uur voor aanvang.

  4. Sla je wijzigingen op. Klik op Wijzigingen opslaan (Save changes) om de ingestelde vervaldatum toe te passen op je verhuurboekingen.

    Instellingen voor de vervaldatum van de annuleringslink

Wat gebeurt er als je deze instelling uit laat?

Klanten kunnen de annuleringslink blijven gebruiken totdat de boeking begint. Zodra de boeking is gestart, kunnen ze niet meer zelf annuleren.

De annuleringslink geeft elke klant rechtstreeks toegang tot de annuleringspagina voor de eigen boeking. In een ondersteunde klantmelding of bevestiging kun je het samenvoegveld voor de annuleringslink toevoegen op de plek waar je wilt dat klanten de link zien.

Gebruik dit samenvoegveld voor de annuleringslink van Verhuur:

{{rentalBooking.cancellation_link}}

Plaats het in een klantbericht, bijvoorbeeld in een bevestiging of herinnering. Wanneer het bericht voor een boeking wordt verstuurd, vervangt Voluit Suite het samenvoegveld door de annuleringslink voor die boeking.

Gebruik in je klantbericht duidelijke tekst, zoals ‘Boeking annuleren’. Zo weet de klant dat de link de boeking annuleert en niet naar een algemene pagina voor boekingsbeheer gaat.

Wat klanten zien wanneer ze annuleren

Wanneer een klant een geldige annuleringslink opent, komt die op een annuleringspagina. Daar staan de boekingsgegevens, zodat de klant kan controleren of het om de juiste boeking gaat.

  1. De boeking controleren. De klant bekijkt de informatie over de objecten, de boekingsdatums en de overige boekingsgegevens op de pagina.
  2. Eventueel een annuleringsreden invullen. In het veld Reden van annulering (Cancellation reason) kan de klant uitleggen waarom die de boeking annuleert. Dit veld is optioneel.

  3. Boeking annuleren (Cancel booking) selecteren. Daarmee rondt de klant de annulering zelf af.

    De annuleringspagina voor klanten

Waarom een annuleringsreden verzamelen?

De reden is niet verplicht, maar kan je team nuttige informatie geven over de annulering. Daardoor is er mogelijk geen apart vervolggesprek nodig.

Boekingen met meerdere objecten annuleren

Eén verhuurboeking kan meerdere objecten bevatten. Op de annuleringspagina staat in Boekingsgegevens (Booking details) welke objecten bij de boeking horen, met de bijbehorende datums.

Zelf annuleren geldt voor de volledige boeking. De klant kan niet één object annuleren en de andere objecten behouden. Als de klant Boeking annuleren selecteert, wordt de hele boeking geannuleerd.

Wat er na een annulering gebeurt

Nadat de klant de boeking heeft geannuleerd, ziet die een bevestigingspagina. Zo weet de klant direct dat de annulering is gelukt en dat de boeking niet meer actief is.

Bevestiging nadat een boeking is geannuleerd

De geannuleerde boeking houdt de beschikbaarheid niet langer bezet. Je team kan de boeking bekijken en eventuele financiële acties uitvoeren volgens het beleid van je bedrijf.

Een boeking annuleren en financiële acties uitvoeren zijn aparte stappen

Door een boeking te annuleren, wordt niet automatisch bepaald of de klant geld terugkrijgt. Jij houdt de controle over terugbetalingen, aanpassingen aan betalingen en waarborgsommen.

Je bedrijf kan bijvoorbeeld een ander annuleringsbeleid hanteren afhankelijk van hoe lang van tevoren de klant annuleert. Met zelf annuleren kan de klant de boeking vrijgeven. Daarna kan je team je eigen financiële beleid toepassen voordat er iets met een terugbetaling gebeurt.

Een annuleringslink werkt alleen zolang de boeking in aanmerking komt voor zelf annuleren. De klant kan de link niet meer gebruiken om te annuleren als de boeking al is geannuleerd, de ingestelde uiterste annuleringsperiode voorbij is of de boeking al is gestart of afgerond.

Opent een klant een link die niet meer geldig is, dan toont Voluit Suite een duidelijke melding in plaats van een technische fout. Zo begrijpt de klant waarom annuleren via die link niet meer lukt.

Is de boeking al gestart of afgerond, of is de ingestelde uiterste annuleringsperiode voorbij? Dan moet de klant contact opnemen met je bedrijf als die verdere hulp nodig heeft.

Veelgestelde vragen

Antwoord: Nee. Deze instelling is optioneel. Als je die uit laat, kunnen klanten de annuleringslink gebruiken totdat de boeking begint.

V: Kan ik voorkomen dat klanten kort voor een boeking nog annuleren?

Antwoord: Ja. Schakel Vervaldatum van de annuleringslink instellen in bij de algemene instellingen voor Verhuur en kies hoeveel minuten, uren of dagen vóór de start van de boeking de link verloopt.

V: Is de annuleringsreden verplicht?

Antwoord: Nee. Klanten kunnen een reden invullen, maar dat hoeft niet om de boeking te annuleren.

V: Krijgt de klant automatisch geld terug als die annuleert?

Antwoord: Nee. De zelfservice annuleert de boeking, maar terugbetalingen en andere betalingsbeslissingen staan daar los van. Handel deze af volgens het proces van je bedrijf.

V: Wat gebeurt er met een waarborgsom wanneer een klant annuleert?

Antwoord: Zelf annuleren bepaalt niet automatisch wat er met de waarborgsom gebeurt. Jij blijft verantwoordelijk voor de juiste afhandeling.

V: Kan een klant één object annuleren uit een boeking met meerdere objecten?

Antwoord: Nee. Zelf annuleren geldt voor de volledige boeking. Alle objecten in die boeking worden samen geannuleerd.

V: Kunnen klanten annuleren nadat de boeking is gestart?

Antwoord: Nee. Klanten kunnen alleen annuleren voordat de boeking begint. Zodra de boeking is gestart of afgerond, kan de annuleringslink niet meer worden gebruikt.

Antwoord: Gebruik {{rentalBooking.cancellation_link}}  om de boekingsspecifieke annuleringslink toe te voegen aan een ondersteund klantbericht.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen