Contacten: Contactrollen in bedrijven vastleggen met associatielabels

Associatielabels beschrijven de rol van een contact binnen een bedrijf, zoals werknemer, facturatiecontact of beslisser. Maak de rollen aan die je bedrijf nodig heeft, koppel ze aan de relatie tussen een contact en een bedrijf en gebruik ze om betrokkenen te herkennen of contacten te selecteren voor e-mails aan bedrijven.

Wat zijn associatielabels voor contacten?

Associatielabels beschrijven de relatie tussen een contact en een bedrijf. Zo ziet je team welke verantwoordelijkheden iemand heeft en hoe records met elkaar verbonden zijn.

Je kunt associatielabels op verschillende manieren instellen:

• Eén label: gebruik hetzelfde label wanneer je de relatie vanaf beide records bekijkt.
• Een paar labels: geef beide kanten een eigen naam. Bijvoorbeeld: Werkgever voor bedrijven en Werknemer voor contacten.
• Meerdere rollen: ken meerdere labels toe aan dezelfde relatie tussen een contact en een bedrijf als iemand verschillende verantwoordelijkheden heeft.
• Primair bedrijf (Primary Company): gebruik deze ingebouwde relatie voor het belangrijkste bedrijf van een contact. Je kunt daarnaast ook aangepaste associatielabels gebruiken.

Je kunt bijvoorbeeld het label Facturatiecontact maken voor iemand die verantwoordelijk is voor betalingscommunicatie, of Beslisser voor iemand die betrokken is bij voorstellen en accountbesprekingen. Heeft een contact beide verantwoordelijkheden, dan kun je beide labels aan dezelfde relatie toekennen.

Een associatielabel maken

Maak associatielabels om vast te leggen hoe contacten en bedrijven met elkaar verbonden zijn. Je kunt hetzelfde label aan beide kanten van de relatie gebruiken of voor elke kant een andere naam kiezen.

1. Ga naar Instellingen (Settings) → Objecten (Objects), open Bedrijven (Companies) of Contacten (Contacts) en selecteer Associaties (Associations).

2. Klik op Associatie maken (Create association). Selecteer bij Bedrijven Contacten als het andere object. Selecteer bij Contacten Bedrijven.

   

3. Kies Eén label (A single label) of Een paar labels (A pair of labels) en voer de namen van de labels in.
4. Stel de relatielimieten in beide richtingen in en controleer het voorbeeld.

5. Klik op Opslaan (Save).

   

Met relatielimieten bepaal je hoeveel records je aan een relatie kunt koppelen. Zodra een ingestelde limiet is bereikt, kun je geen extra relaties meer toevoegen.

Je kunt de systeemrelatie Primair bedrijf niet omzetten naar een aangepast label. Maak daarnaast aangepaste labels aan.

Associatielabels aan contacten toekennen

Nadat je associatielabels hebt gemaakt, kun je ze gebruiken wanneer je contacten aan bedrijven koppelt. Zo ziet je team in de gekoppelde records welke rol een contact heeft.

1. Open een record van een Bedrijf en selecteer het tabblad Associaties.

2. Klik naast Contacten op Toevoegen (Add).

   

3. Zoek het contact dat je wilt koppelen en selecteer het.

4. Kies het juiste associatielabel en klik op Opslaan.

   

Je kunt de relatie ook vanuit een contactrecord maken door het bedrijf toe te voegen op het tabblad Associaties.

Contactrollen bewerken of extra rollen toevoegen

De verantwoordelijkheden van een contact kunnen veranderen. Ook kan iemand meerdere rollen hebben binnen hetzelfde bedrijf. Je kunt bestaande labels aanpassen of extra labels toekennen zonder dubbele contactrecords aan te maken.

1. Open het tabblad Associaties van het bedrijf.
2. Zoek het contact en klik op het menu met drie puntjes op de relatiekaart.

3. Selecteer Label bewerken (Edit label).

   

4. Pas het toegekende label aan of voeg een label toe, zodat het contact meerdere rollen krijgt.

5. Klik op Opslaan.

   

Let op: je kunt het systeemlabel Primair bedrijf niet verwijderen via de labelbewerker.

Contactrollen in bedrijven bekijken

Met associatielabels zie je in één oogopslag wie verantwoordelijk is voor verschillende zaken binnen een bedrijf. Je kunt rollen bekijken in afzonderlijke bedrijfsrecords of ze direct in de lijst met bedrijven weergeven.

Rollen in een bedrijfsrecord bekijken

Open het tabblad Associaties van een bedrijf om de gekoppelde contacten en hun rollen te bekijken.

Manager kan bijvoorbeeld de rol van Sarah Thompson zijn en Eigenaar die van Robert Chen. Aangepaste associatielabels kunnen naast de ingebouwde contactrelatie worden weergegeven.

Rollen in de lijst met bedrijven bekijken

Wil je contactrollen van meerdere bedrijven bekijken zonder elk record te openen?

1. Open de lijst met Bedrijven.
2. Klik op Velden beheren (Manage fields).
3. Voeg de kolommen voor contactrelaties toe van de rollen die je wilt weergeven.

De kolomnamen komen overeen met de associatielabels die voor je account zijn ingesteld.

E-mails naar contacten sturen op basis van hun rol

Met associatielabels kun je ook gerichte e-mails sturen naar contacten op basis van hun verantwoordelijkheden binnen geselecteerde bedrijven. Je kunt bijvoorbeeld facturatiecontacten mailen over accountupdates of beslissers over een aankomende bespreking.

1. Open Bedrijven en selecteer de bedrijven waarvan je contacten wilt e-mailen.

2. Klik op E-mail sturen (Send email), controleer de geselecteerde bedrijven en ga verder naar het e-mailformulier.

   

3. Selecteer onder Associatielabel (Association label) de rollen die je wilt opnemen, zoals Facturatiecontact, Eigenaar of Manager.

   

4. Kies onder E-mailontvangers (Email recipients) wie de e-mail ontvangt.
   • Alle gekoppelde contacten (All associated contacts): neem alle contacten op die aan de selectie voldoen.
   • Meest recent gekoppelde contact (Most recently associated contact): neem het contact op dat het laatst is gekoppeld en aan de selectie voldoet.
   • Eerst gekoppelde contact (Earliest associated contact): neem het contact op dat het eerst is gekoppeld en aan de selectie voldoet.
5. Stel de e-mail op en controleer de doelgroep en instellingen voordat je de e-mail verstuurt.

Belangrijke informatie

• Meerdere labels: als je meerdere associatielabels selecteert, worden de bijbehorende contacten samengevoegd en ontdubbeld. Een contact wordt dus niet meer dan één keer opgenomen.
• Primair bedrijf opgenomen: het label aan de contactkant wordt weergegeven als Contact, gekoppeld aan Primair bedrijf. Als je deze relatie opneemt, blijft E-mailontvangers ingesteld op Alle contacten.
• Ontvangers selecteren: de drie opties voor E-mailontvangers zijn beschikbaar als je alleen aangepaste associatielabels selecteert.
• Definitief aantal ontvangers: de doelgroep wordt bepaald wanneer de bulkactie wordt uitgevoerd. De definitieve aantallen staan in de statistieken van de bulkactie.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik Primair bedrijf omzetten naar een aangepast label?

Antwoord: Nee. Primair bedrijf is een ingebouwde systeemrelatie voor het belangrijkste bedrijf van een contact. Je kunt dit label niet verwijderen via de labelbewerker. Maak in plaats daarvan een nieuw aangepast label aan.

V: Kan een contact meerdere rollen hebben bij hetzelfde bedrijf?

Antwoord: Ja. Je kunt hetzelfde contact en bedrijf aan meerdere labels koppelen, zoals Eigenaar en Beslisser. Voeg het nieuwe label toe naast het bestaande via Label bewerken en klik daarna op Opslaan.

V: Wat is het verschil tussen één label en een paar labels?

Antwoord: Eén label heeft dezelfde naam wanneer je de relatie vanaf beide records bekijkt. Een paar labels geeft elke kant een eigen naam, zoals Werkgever voor bedrijven en Werknemer voor contacten.

V: Waar kan ik zien welke rol een contact heeft?

Antwoord: Open het tabblad Associaties van het bedrijf om de rollen van de contacten op hun relatiekaarten te bekijken. Je kunt ook via Velden beheren in de lijst met bedrijven de kolommen toevoegen voor de rollen die je nodig hebt.

V: Wat gebeurt er als ik meerdere labels selecteer bij het e-mailen van contacten?

Antwoord: De contacten die aan de selectie voldoen, worden samengevoegd en ontdubbeld. Elk contact wordt dus maar één keer opgenomen.