Buitendienst: Offertes en facturen
Let op: Buitendienst (Field Services) is momenteel in een besloten bèta. Toegang vraag je aan bij support van Voluit Suite via support@voluitsuite.nl. Functies en schermen kunnen nog veranderen.
Offertes en facturen zijn de twee documenten die je het meest gebruikt voor de facturering in Buitendienst (Field Services). Met een offerte laat je een klant vooraf zien wat de werkzaamheden naar verwachting kosten. Met een factuur vraag je de klant om te betalen. In dit artikel lees je wat de verschillen zijn, wanneer je welk document gebruikt en hoe ze samenhangen met aanvragen en opdrachten.
Wat zijn offertes en facturen?
Een offerte (Estimate) is een prijsvoorstel voor werkzaamheden die je nog niet bent gestart. Je vermeldt welke diensten en producten je wilt leveren en wat die kosten. Zo kan de klant het voorstel bekijken en beslissen. Een offerte is geen verzoek om te betalen.
Een factuur (Invoice) is een rekening voor afgesproken of uitgevoerde werkzaamheden. Op de factuur staan het totaalbedrag, het betaalde bedrag en het bedrag dat nog openstaat. Hiermee vraag je de klant om te betalen.
Een gebruikelijk proces ziet er zo uit:
- Er komt een aanvraag binnen.
- Je stuurt een offerte.
- De klant keurt de offerte goed.
- Je zet de werkzaamheden om in een opdracht en plant bezoeken in.
- Je factureert de werkzaamheden en ontvangt de betaling als het werk klaar is.
Je kunt de offerte ook overslaan en een aanvraag direct omzetten in een opdracht.
Offertes en facturen vergeleken
De documenten lijken op elkaar, maar je gebruikt ze op verschillende momenten tijdens een opdracht.
|
|
Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Doel | Een prijs voorstellen zodat de klant kan beslissen. | De klant laten betalen voor de werkzaamheden. |
| Wanneer gebruik je het? | Voordat de werkzaamheden zijn afgesproken of gestart. | Als de werkzaamheden zijn afgesproken of uitgevoerd en het tijd is om te betalen. |
| Moet de klant betalen? | Nee, het is een voorstel. | Ja, de factuur laat zien wat verschuldigd en betaald is. |
| Waar maak je het? | Bij Offertes of door een aanvraag om te zetten. | Vanuit de opdracht, via het onderdeel Facturering. |
| Wat houd je bij? | Of de klant heeft gereageerd. | Wat is gefactureerd, betaald en openstaand. |
| Waar staat het op de startpagina? | Offertes die op een reactie wachten. | Opdrachten die op een factuur wachten, openstaande betalingen en ontvangen betalingen. |
Wanneer gebruik je welk document?
Stuur een offerte als
- De klant vooraf een prijs wil weten, bijvoorbeeld bij een grotere reparatie of vervanging.
- De omvang van de werkzaamheden nog niet duidelijk is en een bezoek bij de aanvraag helpt om een nauwkeurige offerte te maken.
- Je wilt dat de klant de prijs schriftelijk goedkeurt voordat je werkzaamheden inplant.
Sla de offerte over als
- De prijs al bekend is, bijvoorbeeld bij een standaarddienst die via je boekingspagina wordt geboekt.
- De klant al akkoord is met de werkzaamheden. Kies dan bij de aanvraag voor Omzetten naar opdracht (Convert to job).
Stuur een factuur als
- De werkzaamheden klaar zijn en je de opdracht kunt factureren.
- Je een deel van een grotere opdracht factureert, bijvoorbeeld na een van meerdere bezoeken.
- Je een betaling wilt ontvangen die nog openstaat.
Een offerte geeft antwoord op de vraag: ‘Wat gaat het kosten?’ Een factuur geeft antwoord op de vraag: ‘Wat moet ik betalen?’
Offertes
Ga naar Buitendienst → Offertes (Field Services → Estimates).
In de lijst zie je per offerte het contact, de offertenaam, het offertenummer, de uitgiftedatum, de waarde en de status. Gebruik het zoekveld om een offerte te vinden en het filter Status om de lijst te beperken. Het filter Gemaakt door (Created by) staat standaard op Buitendienst (Field services). Daardoor zie je alleen offertes die vanuit Buitendienst zijn gemaakt. Kies Alles (All) om alle offertes in het account te tonen.
Je kunt op twee manieren een offerte maken:
- Klik op Nieuwe offerte (New estimate) op de pagina Offertes.
- Open een aanvraag en kies Omzetten naar offerte (Convert to estimate) in het menu met de drie puntjes.
Als je een aanvraag omzet, worden de klant en de werkzaamheden die je al hebt vastgelegd overgenomen. Je hoeft die dus niet opnieuw in te voeren.
Facturen
Ga naar Buitendienst → Facturen (Field Services → Invoices).
Hier zie je de facturen die vanuit je opdrachten zijn gemaakt, met de totaalbedragen en de bedragen die nog openstaan. Gebruik het zoekveld en het filter Status om een factuur te vinden.
Facturering bij een opdracht
De snelste manier om te factureren is vanuit de opdracht zelf. Op de opdrachtpagina zie je in het onderdeel Facturering (Billing) het huidige totaalbedrag van de opdracht en wat er is gefactureerd, betaald en nog openstaat. Een label naast dit onderdeel, zoals Niet gefactureerd (Not invoiced), laat zien wat de status van de opdracht is.
| Actie | Wat je ermee doet |
|---|---|
| Specificatie van het opdrachttotaal tonen (Show job total breakdown) | Bekijk hoe het totaalbedrag is opgebouwd. |
| Factuur maken (Create invoice) | Maak een factuur voor de opdracht. |
| Facturen en transacties (Invoices and Transactions) | Bekijk de facturen en betalingen die bij de opdracht horen. |
Offertes en facturen op de startpagina
Op de startpagina (Home) zie je Offertes in afwachting van reactie (Estimates awaiting response), Opdrachten in afwachting van facturen (Jobs awaiting invoices), In afwachting van betaling (Awaiting payment) en Ontvangen betalingen (Payments collected). Zo zie je in één oogopslag waar nog actie nodig is.
Veelgestelde vragen
V: Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur?
Antwoord: Een offerte is een prijsvoorstel dat de klant kan bekijken voordat de werkzaamheden beginnen. Een factuur is een rekening voor afgesproken of uitgevoerde werkzaamheden.
V: Moet ik voor elke opdracht een offerte sturen?
Antwoord: Nee, een offerte is niet verplicht. Je kunt een aanvraag direct omzetten in een opdracht of zelf een opdracht maken. Zodra de werkzaamheden klaar zijn, kun je factureren.
V: Kan één opdracht meerdere facturen hebben?
Antwoord: Ja. Een opdracht kan meerdere bezoeken hebben, dus je kunt tussentijds factureren. In het onderdeel Facturering zie je wat er op alle facturen samen is gefactureerd, betaald en nog openstaat.
V: Heb ik een betaalprovider nodig om facturen te versturen?
Antwoord: Je kunt facturen maken zonder betaalprovider. Als je klanten online wilt laten betalen, moet je wel een betaalprovider koppelen.
V: Wat gebeurt er met het opdrachttotaal als de werkzaamheden veranderen?
Antwoord: Het onderdeel Facturering toont het huidige totaalbedrag van de opdracht. Als je na het factureren diensten of producten wijzigt, controleer dan de factuur voordat je die opnieuw verstuurt.
V: Kan ik een aanvraag direct omzetten in een opdracht en de offerte overslaan?
Antwoord: Ja. Kies bij de aanvraag voor Omzetten naar opdracht.