Actie: AI Extract Data

In dit artikel lees je hoe je de actie AI Extract Data in workflows gebruikt om gestructureerde data te halen uit ongestructureerde tekst. Je vindt hier stap-voor-stap instructies voor de configuratie, uitleg over templates en datatypen, praktische voorbeelden, en antwoorden op veelgestelde vragen.

Overzicht

De actie AI Extract Data gebruikt AI om gestructureerde datavelden te halen uit ongestructureerde tekst, zoals de body van een e-mail, een webhook-payload, een SMS-bericht, of output van een andere AI-actie. Je bepaalt zelf welke velden je wilt laten herkennen (bijvoorbeeld naam, e-mail, telefoonnummer, ordernummer), en de AI zet dit om naar variabelen die je in volgende workflow-acties kunt gebruiken.

Hiermee hoef je ongestructureerde tekst niet meer handmatig te ontleden en hoef je geen ingewikkelde logica te bouwen om losse stukjes informatie uit vrije tekst te halen.

Let op: dit is een premium actie. Elke uitvoering brengt extra kosten met zich mee.

Belangrijkste voordelen

• Verwerk elke ongestructureerde input: haal gestructureerde velden uit e-mailteksten, webhook-payloads, SMS-berichten, GPT/AI-output, formulierreacties, en meer.
• Flexibel datamodel: je bepaalt zelf welke velden je nodig hebt, met ondersteuning voor meerdere datatypen (Tekst, E-mail, Telefoon, Nummer, Datum).
• Vooraf ingestelde templates: start snel met templates voor veelvoorkomende extracties zoals contactgegevens, leadinformatie, orderdata en events.
• Extra context voor betere nauwkeurigheid: je kunt optioneel context meegeven over het format van de input.
• Variabelen beschikbaar voor volgende acties: elk veld dat je extraheert wordt een variabele die je in volgende workflow-acties kunt gebruiken, zoals contactvelden bijwerken, berichten personaliseren, opportunities aanmaken, en meer.

Actiedetails

Configureren

Stap 1: voeg de actie toe

Klik in je workflow op het + icoon om een nieuwe actie toe te voegen. Zoek daarna op AI extract data en selecteer deze.

Stap 2: kies de bron voor de input

Kies bij Extract From via de custom value picker welke tekst je wilt laten analyseren. Dit kan elke tekstwaarde zijn die eerder in je workflow beschikbaar is, zoals een e-mailbody, een veld uit een webhook-payload, een SMS-bericht, of de output van een eerdere AI-actie.

Stap 3: voeg extra context toe (optioneel)

Vul bij Additional Context extra informatie in die helpt om de data nauwkeuriger te herkennen. Bijvoorbeeld door aan te geven welk type bericht het is of hoe informatie meestal is opgebouwd. Dit veld ondersteunt ook custom values.

Het AI Extract Data actiepaneel met Extract From, Additional Context, en Data secties.

Stap 4: definieer de datavelden

In de sectie Data definieer je welke velden de AI moet extraheren. Je hebt twee opties:

Optie A – gebruik een template: kies een van de templates (Contact info, Lead details, Order info of Event) om automatisch een set veelgebruikte velden te vullen. Daarna kun je de velden aanpassen, toevoegen of verwijderen.

Optie B – maak eigen velden: klik op + Add data en maak velden handmatig aan. Per veld vul je in:

• Name: de variabele sleutel (bijvoorbeeld full_name, order_id, total_amount). Dit wordt de variabelenaam die je in latere acties gebruikt.
• Type: het datatype (Tekst, E-mail, Telefoon, Nummer of Datum). Dit helpt de AI om waarden goed te herkennen en te formatteren.
• Description (optioneel): een korte aanwijzing waar de AI naar moet zoeken (bijvoorbeeld: “Telefoonnummer met landcode, bijvoorbeeld +1 (555) 234-5678”). Een specifieke omschrijving maakt de extractie vaak nauwkeuriger.

Handmatig aangemaakte datavelden met Name, Type en Description.

Stap 5: sla de actie op

Klik op Save action om je instellingen op te slaan. De velden die je hebt gedefinieerd, zijn daarna beschikbaar als variabelen in alle volgende workflow-acties.

Templates

Templates zijn vooraf ingestelde sets met datavelden voor veelvoorkomende extracties. Als je een template kiest, worden de velden automatisch ingevuld en kun je ze daarna aanpassen. Dit zijn de beschikbare templates:

Contact info

Extraheert standaard contactgegevens. Vooraf ingevulde velden:

De Contact info template vult automatisch full_name, email en phone in.

Order info

Extraheert order- en transactiedata. Vooraf ingevulde velden:

De Order info template vult automatisch order_id, items, total_amount en order_date in.

Extracted data gebruiken in acties hierna

Elk dataveld dat je definieert in de AI Extract Data actie wordt beschikbaar als variabele in alle volgende workflow-acties. Je kunt deze waarden selecteren via de custom value picker in een vervolgactie.

Voorbeeld: als je een veld full_name met type Tekst hebt gedefinieerd, kun je dit in een volgende Update Contact actie gebruiken om de naam van het contact te zetten. Je kunt het ook in een Send Email actie gebruiken om je bericht te personaliseren.

Use cases

1. Lead-notificatie e-mails parsen

Scenario: je ontvangt lead-notificatie e-mails van een extern platform (bijvoorbeeld Zillow, Realtor.com). In de e-mail staan de naam, het telefoonnummer en interesse van de lead, maar in ongestructureerde tekst. Je wilt deze informatie automatisch laten opslaan bij het contact.

Opzet:

• Trigger: Inbound Email
• Actie 1: AI Extract Data – Extract From: e-mailbody. Context: “Zillow lead-notificatie e-mail. Telefoonnummers kunnen in verschillende formats staan.” Template: Contact info.
• Actie 2: Update Contact – koppel de velden full_name, email en phone aan de contactvelden.

2. Orderdata halen uit webhook-payloads

Scenario: een extern systeem stuurt orderbevestigingen via een webhook, maar de payload is een blok tekst in plaats van gestructureerde JSON. Je wilt het ordernummer, de items en het totaalbedrag extraheren om bijvoorbeeld een opportunity aan te maken of een custom field te vullen.

Opzet:

• Trigger: Inbound Webhook
• Actie 1: AI Extract Data – Extract From: webhook body. Template: Order info.
• Actie 2: Create Opportunity – gebruik order_id als naam en total_amount als bedrag.

Veelgestelde vragen

V: Welke soorten input kan ik laten extraheren?

Antwoord: Elke tekstwaarde die in de workflow beschikbaar is, zoals e-mailbodies, webhook-payloads, SMS-berichten, GPT/AI-output, tekst uit formulierreacties, of een custom value uit een eerdere actie.

V: Moet ik een template gebruiken, of kan ik eigen velden definiëren?

Antwoord: Templates zijn optioneel. Je kunt een template gebruiken als startpunt en daarna aanpassen, of je slaat templates over en definieert je eigen velden via + Add data.

V: Welke datatypen worden ondersteund?

Antwoord: Er zijn vijf datatypen: Tekst, E-mail, Telefoon, Nummer en Datum. Door het juiste type te kiezen kan de AI waarden beter herkennen en correct formatteren.

V: Wat doet het veld Description?

Antwoord: Description is een optionele aanwijzing die de AI helpt om de juiste waarde te vinden. Hoe specifieker de omschrijving, hoe groter de kans op een nauwkeurige extractie.

V: Hoe gebruik ik de extracted data in de volgende stap?

Antwoord: Elk veld wordt een variabele die je in de custom value picker van vervolgacties kunt selecteren, zoals Update Contact, Send Email, of andere acties verderop in de workflow.

V: Wat gebeurt er als de AI een veld niet kan vinden in de input?

Antwoord: Als de AI geen waarde kan vinden voor een veld, blijft de variabele leeg. Houd hier rekening mee door bijvoorbeeld met If/Else te werken of door te controleren op lege waardes voordat je de variabele gebruikt in een belangrijke actie.

V: Helpt Additional Context om betere resultaten te krijgen?

Antwoord: Ja. Context over het format van de input helpt de AI om de structuur beter te begrijpen en nauwkeuriger te extraheren. Dit is optioneel, maar wordt aangeraden bij niet-standaard of complexere input.

V: Is dit een premium actie?

Antwoord: Ja. AI Extract Data brengt extra kosten per uitvoering met zich mee. Je ziet dit ook aan de premium badge bovenaan het actiepaneel tijdens het instellen.