Trigger: Inkomende (inbound) Email
De workflowtrigger Inbound Email laat je acties automatiseren zodra er een nieuwe e-mail binnenkomt op je mailboxes. Of de afzender al een contact is of helemaal nieuw, met deze trigger bepaal je precies hoe inbound e-mails je workflows binnenkomen. Zo kun je leads vastleggen, gesprekken routeren en sneller reageren.
Wat is de workflowtrigger Inbound Email?
De trigger Inbound Email gaat af zodra er een inbound e-mail binnenkomt op je mailboxes. In tegenstelling tot de bestaande trigger Customer Replied (die afgaat wanneer een contact reageert op een bericht dat jij hebt verstuurd), is Inbound Email bedoeld om alle inbound e-mails te verwerken. Dus ook cold e-mails van compleet nieuwe afzenders die nog niet in je CRM staan.
Deze trigger verwerkt drie soorten inbound e-mails:
- Cold e-mails: nieuwe e-mails van onbekende afzenders (nog niet in je contacten).
- Warm e-mails: nieuwe e-mails van bekende afzenders (bestaande contacten in je CRM).
- Customer replies: reacties van bekende afzenders op een bestaande e-mailthread (optioneel, te sturen via een instelling).
Belangrijk: Alleen e-maildomeinen die zijn ingesteld met LC Email of Mailgun dedicated domains kunnen cold inbound e-mails met deze trigger tracken. Two-way sync (Gmail/Outlook), shared domains en andere SMTP-setup ondersteunen geen cold inbound e-mail capture en pakken alleen e-mails van bestaande contacten. Verderop lees je meer over het e-mailgedrag per setup.
Belangrijkste voordelen van de Inbound Email-trigger
Met de Inbound Email-trigger kun je inkomende e-mailactiviteit omzetten naar automatische acties. In plaats van elke mailbox handmatig te controleren, kun je routeren, toewijzen, taggen, notificeren en reageren op basis van de afzender, ontvanger, onderwerp, inhoud, bijlagen of workflowbron.
- Cold inbound e-mails vastleggen: automatiseer workflows voor eerste e-mails van onbekende afzenders als je een ondersteund dedicated domain gebruikt.
- Inboxverkeer automatisch routeren: stuur e-mails naar
sales@,support@ofbilling@automatisch de juiste workflow in. - Sneller reageren op supportvragen: wijs taken toe of meld teamleden direct zodra er een supportmail binnenkomt.
- Document- of formulier-intake starten: start interne processen wanneer een inbound e-mail bijlagen bevat.
- Reply-gedrag sturen: kies of de trigger moet lopen op elke reply in een bestaande thread, of alleen op nieuwe e-mailconversaties.
- Inbound e-maildata gebruiken in acties: gebruik onderwerp, body, afzender, CC-ontvangers en message ID in workflowacties.
Vereisten: ondersteunde e-mailconfiguraties
Controleer voordat je deze trigger instelt of je account een ondersteunde e-mailsetup heeft. De Inbound Email-trigger werkt het best voor accounts die zijn ingesteld met:
- LC Email dedicated domain
- Mailgun dedicated domain
Als je account geen ondersteund dedicated domain heeft, dan worden niet alle typen inbound e-mails vastgelegd. Je ziet dan in de trigger-UI een banner op basis van je configuratie.
Belangrijke punten over dedicated domains en inbound e-mail:
- Elke e-mail die naar je dedicated domain wordt gestuurd, wordt vastgelegd, ongeacht de naam vóór het @-teken. Bijvoorbeeld: als je domain acme.com is, dan worden e-mails naar sales@acme.com, support@acme.com en random@acme.com allemaal vastgelegd.
- Elk account hoort een unieke dedicated e-mailsubdomain te hebben. Als hetzelfde domain in meerdere accounts is ingesteld, kunnen inbound e-mails onvoorspelbaar worden gerouteerd.
- Als je een niet-dedicated domain setup hebt (bijvoorbeeld alleen Gmail of Outlook), word je doorgestuurd naar e-mailconfiguratie of krijg je duidelijke uitleg dat de trigger cold inbound e-mails niet betrouwbaar kan vastleggen.
E-mailgedrag per type e-mailsetup
In de tabel hieronder zie je hoe inbound e-mail zich gedraagt per e-mailconfiguratie. Zo kun je bepalen welke setups de Inbound Email-trigger ondersteunen.
| Type e-mailsetup | Cold inbound e-mail vastgelegd | Inbound e-mail van bestaand contact vastgelegd |
|---|---|---|
| LC Email – Shared Domain | Nee | Ja, voor replies op e-mails die zijn verstuurd vanuit Voluit Suite |
| Dedicated Domain – Mailgun of LC Email | Ja | Ja |
| Two-Way Sync – Gmail / Outlook | Nee | Ja |
| Other SMTP – SendGrid, Custom SMTP, etc. | Nee | Ja |
Zo stel je de Inbound Email-trigger in binnen Workflows
Een nette trigger-setup voorkomt misfires en maakt je automatisering voorspelbaar. Volg deze stappen om de Inbound Email-trigger toe te voegen en te configureren:
- Log in op je account.
- Ga naar Automations > Workflows.
- Maak een nieuwe workflow, of open een bestaande.
-
Klik op + Add New Trigger -> selecteer Inbound Email uit de triggerlijst.
- Geef de trigger een duidelijke naam, zodat je deze later makkelijk herkent (bijvoorbeeld: “New Lead from Sales Inbox”).
- Klik op + Add Filters om te bepalen wanneer de workflow moet lopen (zie Triggerfilters hieronder).
- Stel de checkboxes onder Trigger Settings in (bijvoorbeeld: replies in bestaande threads volgen, automatisch een contact aanmaken). Zie Geavanceerde instellingen hieronder.
- Klik op Save Trigger.
- Voeg de workflowacties toe (bijvoorbeeld: Send Email, Create Contact, Add Tag, Assign to User) en publiceer de workflow.
Triggerfilters
Met filters bepaal je precies welke inbound e-mails je workflow activeren. Je kunt meerdere filters combineren voor heel specifieke voorwaarden. Waar ondersteund kun je meerdere waarden toevoegen via komma’s.
| Filternaam | Operators | Voorbeeld(en) | Notities / gedrag |
|---|---|---|---|
| Email Sent To / Mailbox | Equals, Is any of, Contains, Does not contain | sales@acme.com (equals) @acme.com (contains) | Equals: werkt alleen als het opgegeven e-mailadres aanwezig is in het To / Mailbox-veld. Is any of: werkt als een van de adressen in de To-header matcht (ondersteunt komma-gescheiden waarden). Contains / Does Not Contain: substring-match op elk adres. |
| From | Equals, Contains, Does not contain | john@lead.com @lead.com | Altijd één waarde. Matcht op het geëxtraheerde e-mailadres, niet op de display name. Niet hoofdlettergevoelig. |
| CC | Equals, Is any of, Contains, Does not contain | manager@acme.com @acme.com | Equals: werkt alleen als het opgegeven e-mailadres aanwezig is in het CC-veld. Is any of: werkt als een van de adressen in de To-header matcht (ondersteunt komma-gescheiden waarden). Contains / Does Not Contain: substring-match op elk adres. |
| Subject | Equals, Contains, Does not contain | Contains: refund Equals: Request for Quote | Niet hoofdlettergevoelig. Spaties aan het begin en einde worden verwijderd vóór vergelijking. |
| Body (plain text) | Contains, Does not contain | Contains: Order ID: | Matching gebeurt standaard op de plain-text body. |
| Has Attachments | Is true / Is false | TRUE | Wanneer true, kun je in vervolgstappen bijlage-specifieke acties gebruiken. |
| Replied to Workflow | Is, Is not | Selecteer een specifieke workflow |
Filtert op basis van of het bericht is verstuurd vanuit een specifieke workflow. Handig om replies op een bepaalde automation te isoleren. Niet hoofdlettergevoelig. Spaties aan het begin en einde worden verwijderd vóór vergelijking. |
| Contact Tag | Has tag, Does not have tag | 16_aug_2022 | Filtert contacten op tag. Has tag: de trigger loopt alleen als het contact de gekozen tag heeft. Does not have tag: de trigger loopt alleen als het contact de gekozen tag niet heeft. Handig om automations per doelgroep te segmenteren. |
Geavanceerde instellingen
De Inbound Email-trigger heeft een sectie Advanced Settings (inklapbaar) waarmee je meer controle krijgt over het gedrag. Klik op de chevron bij Advanced Settings om de sectie open te klappen.
Alleen triggeren voor nieuwe e-mailconversaties
Type: Toggle
Standaard: Off
- Als dit uit staat (standaard), gaat de trigger af voor alle inbound e-mails, dus ook replies binnen bestaande e-mailthreads.
- Als dit aan staat, gaat de trigger alleen af wanneer er een nieuwe inbound e-mailconversatie start (dus het eerste bericht, niet een reply op een bestaande thread).
Dit is handig wanneer je wilt voorkomen dat de trigger steeds opnieuw afgaat bij elke heen-en-weer reply in een gesprek. Zet dit aan als je workflow alleen de eerste inbound e-mail in een thread moet verwerken (bijvoorbeeld: lead capture of een first-touch autoresponder).
Custom Value Picker-velden
De Inbound Email-trigger maakt de volgende custom values beschikbaar voor workflowacties en If/Else-condities. Je kunt deze gebruiken om follow-ups te personaliseren, gesprekken te routeren, e-mailinhoud te verwerken en meer.
| Custom value | Beschrijving |
|---|---|
| {{inboundEmail.messageId}} | Unieke message ID van de inbound e-mail |
| {{inboundEmail.subject}} | Onderwerpregel van de inbound e-mail |
| {{inboundEmail.bodyPlain}} | Plain-text body van de e-mail |
| {{inboundEmail.bodyFullPlain}} | Volledige plain-text body inclusief de complete reply-thread |
| {{inboundEmail.fromEmail}} | E-mailadres van de afzender |
| {{inboundEmail.fromName}} | Display name van de afzender |
| {{inboundEmail.cc}} | CC-ontvangers van de inbound e-mail |
Voorbeelden van use cases
Gebruik deze voorbeelden als template om automatiseringen te bouwen die passen bij echte inbound e-mailsituaties.
Lead capture vanuit cold inbound e-mails
- Trigger: Inbound Email
- Filters: To / Mailbox = sales@yourdomain.com
- Acties: Create Contact (auto), toewijzen aan pipeline stage “New Lead”, bevestigingsmail sturen, lead nurturing sequence starten.
Teamrouting op basis van inbox
- Trigger: Inbound Email
- Filters: To / Mailbox contains @yourdomain.com
- Acties: Gebruik een If/Else-actie om de To / Mailbox-waarde te checken. Route sales@ e-mails naar de SDR-queue, support@ e-mails naar de ticket-workflow en billing@ e-mails naar finance.
First-touch autoresponder met AI
- Trigger: Inbound Email
- Instellingen: Track replies in existing threads = Off (alleen voor nieuwe threads)
- Acties: Gebruik de AI Prompt (ChatGPT)-actie om een persoonlijke reactie te genereren op basis van de e-mailbody en stuur die als auto-reply.
Automatiseringen op basis van onderwerp
- Trigger: Inbound Email
- Filters: Subject contains “refund”
- Acties: Escaleren naar een manager, support ticket aanmaken, “Refund Request”-tag toepassen.
Ops & compliance: workflows op basis van bijlagen
- Trigger: Inbound Email
- Filters: Has Attachments = True
- Acties: Het ops-team notificeren, het contact taggen, de opportunity verplaatsen naar de volgende pipeline stage (bijvoorbeeld: “Signed Docs Received”).
Veelgestelde vragen
V: Wat is het verschil tussen Inbound Email en Customer Replied?
Antwoord: De trigger Customer Replied gaat af wanneer een contact reageert op een bericht dat jij al hebt gestuurd. Inbound Email gaat af op elke inbound e-mail, dus ook cold e-mails van onbekende afzenders. Als je eerste-contact e-mails wilt vastleggen of e-mails van mensen die nog niet in je CRM staan, gebruik je Inbound Email.
V: Welke e-mailsetups ondersteunen deze trigger?
Antwoord: Alleen LC Email en Mailgun dedicated domains ondersteunen volledige inbound e-mail capture. Two-way sync (Gmail/Outlook) en andere SMTP-providers werken alleen voor e-mails van bestaande contacten in het CRM.
V: Gaan mijn bestaande Customer Replied-workflows kapot?
Antwoord: Nee. De trigger Customer Replied blijft werken zoals je gewend bent. Inbound Email is een aparte, nieuwe trigger. Je bestaande configuraties blijven ongewijzigd.
V: Kan een e-mail zowel Inbound Email als Customer Replied triggeren?
Antwoord: Dat kan, als beide triggers in aparte workflows zijn ingesteld en dezelfde e-mail aan de voorwaarden voldoet. Om conflicten te voorkomen is het belangrijk om je triggerfilters te controleren en de instelling Track replies in existing threads te gebruiken om overlap te beperken.
V: Wat gebeurt er als hetzelfde domain in meerdere accounts is ingesteld?
Antwoord: Als hetzelfde dedicated domain in meerdere accounts wordt gebruikt, kunnen inbound e-mails onvoorspelbaar worden gerouteerd. Het is daarom belangrijk dat elk account een unieke dedicated e-mailsubdomain gebruikt.
V: Kan ik voorkomen dat de trigger afgaat op elke reply in een thread?
Antwoord: Ja. Zet de instelling Track replies in existing threads uit. Als dit uit staat, gaat de trigger alleen af bij nieuwe inbound e-mails en nieuwe threads.
V: Kan ik op meerdere criteria tegelijk filteren?
Antwoord: Ja. Je kunt meerdere filters combineren (bijvoorbeeld: To / Mailbox + Subject + Has Attachments) om heel precies te bepalen wanneer de workflow moet lopen.