Starten met Voluit Suite: Contacten aanmaken en beheren

Het aanmaken en beheren van contacten in Voluit Suite helpt je klantinformatie georganiseerd en up-to-date te houden. Dit artikel legt uit waar contactrecords voor worden gebruikt en laat zien hoe je een nieuw contact aanmaakt, een bestaand contact bewerkt en een contact verwijdert wanneer het niet meer nodig is. Het beantwoordt ook veelgestelde vragen om je te helpen contactrecords met vertrouwen te beheren.

INHOUDSOPGAVE

Wat is Contactbeheer in Voluit Suite?

Het creëren en beheren van contacten is een van de belangrijkste onderdelen van het schoon en nuttig houden van je CRM. Het toevoegen van nauwkeurige contactgegevens, het bijwerken van records wanneer informatie verandert en het verwijderen van contacten die niet meer nodig zijn, helpt je team om met betrouwbare gegevens te werken.

  • Contacten aanmaken: Voeg nieuwe mensen of leads toe aan je CRM, zodat je ze op één plek kunt volgen en beheren.

  • Contactgegevens bewerken: Houd namen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere informatie actueel.

  • Verwijder verouderde records: Verwijder contacten die niet meer nodig zijn om je database georganiseerd te houden.

  • Ondersteun betere workflows: Nauwkeurige contactrecords helpen de communicatie, automatisering en rapportage te verbeteren.

Hoe een Nieuw Contact Aan te Maken

Het aanmaken van een nieuw contact stelt je in staat om meteen een lead of klant binnen Voluit Suite te volgen. Volledige en nauwkeurige details vanaf het begin toevoegen maakt het makkelijker om gesprekken te beheren, vervolgacties met contacten te ondernemen en je CRM georganiseerd te houden.

Wist je dat? Wanneer een Formulier of Enquête wordt ingevuld door een nieuwe lead, er automatisch een nieuw contact wordt aangemaakt!
Opmerking: De beschikbare velden bij het aanmaken van een contact kunnen variëren op basis van hoe het account is geconfigureerd. Als je extra velden nodig hebt, gebruik dan de juiste aangepaste velden die zijn geconfigureerd voor je account.

  1. Navigeer naar Contacten > Slimme Lijsten vanuit het menu aan de linkerkant.

  2. Klik op + Contact Toevoegen.

  3. Voer de gegevens van het contact in, zoals:

    1. Voornaam

    2. Achternaam

    3. E-mailadres

    4. Telefoonnummer

    5. Aanvullende beschikbare velden indien nodig

  4. Beheer welke velden verschijnen bij het toevoegen van een nieuw contact door op de knop Formulier Aanpassen te klikken.

  5. Controleer de informatie op nauwkeurigheid.

  6. Klik op Opslaan om het contact aan te maken.

Bestaand Contact Bewerken

Een contact bewerken helpt ervoor te zorgen dat je records nauwkeurig blijven naarmate klantgegevens in de loop van de tijd veranderen. Het up-to-date houden van contactinformatie verbetert de communicatie, vermindert fouten en helpt je team met de meest actuele informatie te werken.

Tip: Werk contactinformatie bij zodra je op de hoogte bent van veranderingen om je CRM nauwkeurig en nuttig te houden.

  1. Navigeer naar Contacten > Slimme Lijsten.

  2. Zoek naar of selecteer het contact dat je wilt bijwerken.

  3. Klik op de Contactnaam om het contactrecord te openen.

  4. Bewerk de noodzakelijke contact gegevens.

  5. Sla je wijzigingen op.

Bestaand Contact Verwijderen

Een contact verwijderen helpt records te verwijderen die niet meer nodig zijn, wat je CRM schoner en gemakkelijker te beheren kan houden. Voordat je een contact verwijdert, is het belangrijk om te bevestigen dat het record niet meer nodig is, omdat het verwijderen ervan invloed kan hebben op gerelateerde activiteiten en vervolgprocessen.

Opmerking: Verwijderde contacten kunnen binnen 2 maanden worden hersteld. Het verwijderen van contacten verwijdert ook de bijbehorende: Gesprekken, Notities, Kansen, Taken, Afspraken, Handmatige Acties, Eigenaren van Gemeenschapsgroepen. Het stopt ook alle actieve campagnes en workflows voor de contacten.

Volg deze stappen om een contact te verwijderen:

  1. Navigeer naar Contacten > Slimme Lijsten.

  2. Selecteer het contact dat je wilt verwijderen met de checkbox links van de naam. Klik dan op de Verwijder knop.

  3. Bevestig de actie door VERWIJDEREN in het popupvenster te typen. Klik dan op de Verwijder knop.

Meer Manieren om Contacten te Beheren

Het creëren en bewerken van individuele contacten is slechts één onderdeel van het contactbeheer. Naarmate je contactenlijst groeit, biedt Voluit Suite extra tools om je te helpen contacten efficiënt toe te voegen, de informatie die je verzamelt te organiseren, meerdere records tegelijk te beheren en je contactdatabase schoon te houden.

Capability What you can do

Importeer contacten

Voeg meerdere contacten tegelijk toe door een CSV-bestand te importeren in plaats van elk contact handmatig aan te maken. Je kunt je bestandskolommen toewijzen aan de juiste contactvelden tijdens de import. Verwijs naar Aan de Slag - Bestaande Contacten Importeren voor stapsgewijze instructies.

Gebruik aangepaste velden

Vang informatie die specifiek is voor jouw bedrijf en niet is opgenomen in de standaard contactvelden, zoals leadtype, budget, voorkeuren of andere details die je wilt volgen. Lees meer in Hoe Aangepaste Velden te Gebruiken.

Beheer contacten in bulk

Selecteer meerdere contacten en voer acties op hen uit in plaats van elk record individueel bij te werken. Bulkacties kunnen helpen bij taken zoals het toevoegen of verwijderen van tags, het versturen van berichten of het verwijderen van contacten. Verwijs naar Bulkacties voor Contacten & Slimme Lijsten om de beschikbare bulkacties te verkennen.

Beheer dubbeltijdige contacten

Houd je contactdatabase georganiseerd door records te identificeren die tot dezelfde persoon behoren en duplicaten samen te voegen wanneer nodig. Lees meer in Hoe Duplicaten te Beheren en Samen te Voegen.

Herstel verwijderde contacten

Herstel contacten die per ongeluk zijn verwijderd als ze nog steeds in aanmerking komen voor herstel. Dit kan ook helpen wanneer contacten zijn verwijderd via een bulkverwijderactie. Verwijs naar Verwijderde Contacten Herstellen of Ongedaan Maken van Bulkverwijderingen voor herstelstappen.

Deze mogelijkheden helpen je om contacten efficiënter te beheren naarmate je database groeit. Gebruik de gekoppelde gidsen wanneer je klaar bent om een specifieke taak in meer detail te verkennen.

Veelgestelde Vragen

V: Kan ik meer dan één contact tegelijk aanmaken?

Voor meerdere contacten is het importeren van contacten de betere optie in plaats van ze één voor één handmatig aan te maken.

V: Waarom zie ik verschillende velden bij het aanmaken van een contact?

De velden die je ziet in het formulier Contact toevoegen kunnen verschillen, afhankelijk van hoe je account is ingesteld. Dat geldt ook voor eventuele aangepaste velden die zijn toegevoegd.

V: Wat gebeurt er als ik een contact verwijder?

Het verwijderen van een contact verwijdert het record uit je CRM en kan ook invloed hebben op gerelateerde records, campagnes of workflows die aan dat contact zijn gekoppeld.

V: Kan ik een verwijderd contact herstellen?

Verwijderde contacten kunnen binnen 2 maanden worden hersteld.

Heeft dit je vraag beantwoord? Bedankt voor de feedback! Er was een probleem bij het versturen van je feedback. Probeer later nog eens.

Gerelateerde artikelen