Taken: Een taak of subtaak aanmaken
Taken zijn de werkeenheden in Project Management en subtaken delen een grotere taak op in stappen. In dit artikel lees je over de twee manieren om een taak te maken, wat een taak allemaal kan bevatten, hoe je subtaken toevoegt en hoe je een link naar een specifieke taak deelt.
Projectmanagement is momenteel in private beta. Email support als je toegang wilt tot deze uitgebreide module van taakmanagement.
INHOUDSOPGAVE
Twee manieren om een taak te maken
Beide routes maken hetzelfde type taak. Het enige verschil is hoeveel je op het moment van maken invult.
-
Taak toevoegen in de werkbalk: De knop rechts in de werkbalk boven het bord. Gebruik deze optie als je niet bezig bent met de status waarin de taak moet starten.
-
+ Taak toevoegen onderaan een kolom: Elke statuskolom in de Kanban-weergave heeft een eigen besturingselement Taak toevoegen. Gebruik dit als je al weet bij welke fase de taak hoort, omdat de taak in die status wordt gemaakt.
Wat een taak bevat en stappen om een taak te maken
Wanneer je een taak opent, kun je ervoor kiezen om deze in een paneel aan de rechterkant of als modal te bekijken. Je voorkeursweergave wordt opgeslagen. De volgende keer dat je een taak opent, wordt automatisch je laatst gekozen configuratie gebruikt. Bovenaan staat een breadcrumb die laat zien waar de taak zich bevindt in de vorm Space/List.
-
Taaknaam: Rechtstreeks bewerkbaar in het paneel.
-
Beschrijving: Een rich text-editor voor de details van het werk. De editor heeft een opmaakwerkbalk en functies voor ongedaan maken en opnieuw uitvoeren. Zolang de editor leeg is, wordt de prompt “Enter task description” weergegeven.
-
Status: De fase waarin de taak zich bevindt, afkomstig uit de statussen die op de Space zijn geconfigureerd.
-
Toegewezen persoon: De ene persoon die verantwoordelijk is. Dit is één selectie en geen lijst.
-
Datums: Eén datum of een datumbereik, weergegeven met de tijdzone waarin deze wordt getoond.
-
Prioriteit: Laag, Normaal, Hoog of Urgent. Je kunt een taak ook zonder prioriteit laten.
-
Alle velden: De aangepaste velden die voor de Space zijn geconfigureerd, met het aantal velden. Velden zonder waarde tonen een streepje.
-
Gekoppelde objecten: CRM-records die aan de taak zijn gekoppeld, met het aantal records.
-
Subtaken: Taken die onder deze taak zijn genest, met het aantal subtaken en een besturingselement om er nog een toe te voegen.
-
Opmerkingen: Een invoerveld onderaan het paneel met de prompt “Write a comment...”.
Taakdetailpagina geopend via de zijbalk
Controleer de status
Controleer of de status overeenkomt met de daadwerkelijke voortgang van het werk.
Voeg toegewezen persoon/personen toe aan de taak
Stel de prioriteit van de taak in
Stel de datums in
Kies één datum of een bereik als het werk een periode beslaat. De tijdzone waarin de datums worden weergegeven, staat ernaast.
Schrijf de beschrijving
Klik in het beschrijvingsgebied en beschrijf het werk. Gebruik de opmaakwerkbalk voor structuur, zoals lijsten en nadruk. Het is nuttig om te beschrijven wanneer het werk “done” is, zodat degene die de taak oppakt weet wanneer die klaar is. Je kunt ook afbeeldingen toevoegen onder de beschrijving.
Vul de aangepaste velden in
Open het gedeelte “All fields” en vul de velden in die je Space gebruikt. Lege velden tonen een streepje.
Koppel gerelateerde CRM-records
Gebruik het gedeelte “Associated objects” om de taak te koppelen aan de records waarop het werk betrekking heeft.
Sla je wijzigingen op
Gebruik het besturingselement “Save” in het paneel om je wijzigingen op te slaan, of “Cancel” om ze te negeren.
Stappen om snel een taak te maken
Open de List waarin je de taak wilt plaatsen
Klik op de List in het linkerpaneel.
Start een nieuwe taak
Klik op “Add task” in de werkbalk of op “+ Add Task” onderaan de statuskolom waarin je de taak wilt laten starten.
Voer de taaknaam in
Typ een naam die beschrijft wat er moet gebeuren. Een naam die een resultaat beschrijft, is makkelijker om mee te werken dan een naam die alleen een onderwerp beschrijft.
Stel de toegewezen persoon, datum en prioriteit in
De invoer biedt “Add assignee”, “Select date” en “Priority”. Het is goed om meteen een toegewezen persoon in te stellen, omdat een niet-toegewezen taak geen eigenaar heeft en makkelijk uit beeld raakt.
Opslaan
Klik op “Save”. De taak verschijnt als kaart in de kolom.
Stappen om een subtaak toe te voegen
Subtaken zijn nuttig wanneer één taak uit meerdere afzonderlijke stappen bestaat, vooral als verschillende personen verantwoordelijk zijn voor verschillende stappen. Omdat een taak maar één toegewezen persoon heeft, gebruik je subtaken ook om werk over meerdere personen te verdelen.
Open de bovenliggende taak
Klik op de taakkaart om het detailpaneel te openen.
Zoek het gedeelte Subtasks
Scroll naar het gedeelte “Subtasks” onderaan het paneel. In de kop staat hoeveel subtaken de taak momenteel heeft.
Klik op “Add Task”
Voer de naam van de subtaak in en sla deze op. De subtaak verschijnt in de lijst onder de bovenliggende taak.
Herhaal dit voor elke stap
Voeg per stap één subtaak toe. Zodra een taak subtaken heeft, toont de kaart op het bord het aantal subtaken. Zo zie je snel welke taken zijn opgedeeld.
Een Kanban-kaart met het aantal subtaken
Een opmerking bij een taak plaatsen
Elke taak heeft onderaan het detailpaneel een invoerveld voor opmerkingen met de prompt “Write a comment...”. Gebruik dit om de discussie over het werk aan het werk zelf te koppelen, in plaats van deze over chat en e-mail te verspreiden.
Invoerveld voor opmerkingen onderaan een taakdetailpaneel
Opmerkingen ondersteunen vermeldingen, antwoorden, afbeeldingsbijlagen, bewerken na plaatsing en verwijderen.
Linken naar een specifieke taak
Wanneer je een taak opent, krijgt het adres in je browser een taak-ID. Kopieer dat adres. Iedereen met toegang tot de Space komt direct op die taak terecht wanneer die de link opent. Dit is sneller dan uitleggen waar een taak staat.
Een taak naar een andere List verplaatsen
Een taak staat in één List, maar hoeft daar niet te blijven. Je kunt een taak naar elke andere List verplaatsen, of die List nu in dezelfde Space of in een andere Space staat.
Verplaatsen betekent dat de taak wordt verhuisd en niet gekopieerd. Zodra de verplaatsing is voltooid, verschijnt de taak niet meer in de List waar deze vandaan kwam. De taak heeft één plek en die plek is veranderd.
Open de taak die je wilt verplaatsen
Kies de verplaatsoptie en selecteer de bestemmings-List
Je kunt overal in de workspace een List selecteren, ook een List in een andere Space.
Bevestig de statuskoppeling als daarom wordt gevraagd
Statussen worden per Space geconfigureerd. Als je een taak verplaatst naar een Space met een andere statusset, bestaat de huidige status van de taak mogelijk niet op de bestemming. In dat geval wordt je gevraagd welke status de taak moet krijgen zodra deze is aangekomen. Controleer dit in plaats van de standaardwaarde te accepteren, omdat dit bepaalt in welke kolom de taak terechtkomt.
De bevestiging voor het opnieuw koppelen van statussen die wordt getoond wanneer je een taak verplaatst tussen Spaces met verschillende statussets
Bevestig de verplaatsing
De taak verschijnt in de bestemmings-List en verdwijnt uit de oorspronkelijke List.
Verplaatsen tussen twee Lists in dezelfde Space is eenvoudig, omdat beide dezelfde statussen gebruiken en er niets opnieuw hoeft te worden gekoppeld. De bevestigingsstap verschijnt alleen wanneer de bestemmings-Space de statussen anders heeft geconfigureerd.
Een taak aan meerdere Lists toevoegen
Soms hoort één stuk werk echt op meerdere plekken thuis, bijvoorbeeld een taak die zowel een deliveryteam als een klantgericht team moet kunnen zien. In plaats van de taak te dupliceren en twee kopieën synchroon te houden, kun je één taak tegelijk aan meerdere Lists toevoegen, binnen dezelfde Space of in verschillende Spaces.
Dit is iets anders dan verplaatsen. De taak behoudt de oorspronkelijke List en wordt daarnaast zichtbaar in de andere Lists. Er is nog steeds maar één taak, dus een wijziging die je ergens maakt, is overal dezelfde wijziging.
Hoe statussen werken
Dit is belangrijk om te begrijpen voordat je begint.
Een taak die aan een tweede List wordt toegevoegd, behoudt de statusworkflow van de List waarin de taak staat. De taak neemt de statussen van de List waaraan deze is toegevoegd niet over, ook niet wanneer die List in een Space met een volledig andere statusset staat. De workflow van de oorspronkelijke Space bepaalt de taakstatus overal waar de taak verschijnt.
Om dit mogelijk te maken, wordt de status van de taak toegevoegd aan de eigen statusworkflow van de Space die de secundaire List bevat. Een taak toevoegen aan Lists in verschillende Spaces kan daarom een nieuwe status toevoegen aan de configuratie van de bestemmings-Space.
Wat dit betekent voor iemand die in de secundaire List werkt
Het gevolg merk je wanneer een collega de status van de taak probeert te wijzigen naar een status die beschikbaar is in een secundaire List. Hoewel de status kan worden geselecteerd, geeft het opslaan van de taak een foutmelding. De taak kan alleen worden verplaatst tussen de statussen die in de oorspronkelijke List zijn gedefinieerd.
Dit is bewust zo ontworpen. Een taak heeft één workflow: de workflow van de plek waar de taak staat. Als je de taak naar een status uit een andere Space zou kunnen slepen, zou deze in een fase terechtkomen die het oorspronkelijke team niet herkent.
Het is goed om de praktische gevolgen vooraf met je team te bespreken. Als iemand werkt vanuit een List waaraan een taak is toegevoegd, in plaats van vanuit de List waarin de taak staat, bekijkt die persoon de taak door een venster, maar beheert die de taak niet vanuit de oorspronkelijke plek. Die persoon kan de taak bijwerken, er opmerkingen bij plaatsen en de taak door de eigen fases verplaatsen, maar de fases zelf worden ergens anders ingesteld.
De foutmelding die wordt getoond wanneer je de status van een secundaire List probeert in te stellen voor een taak die vanuit een andere Space is toegevoegd
Stappen om een taak aan een andere List toe te voegen
Open de taak
Kies de optie om de taak aan een andere List toe te voegen en selecteer de bestemming
Herhaal dit voor alle andere Lists waarin de taak moet verschijnen
De taak wordt nu in elke List weergegeven waaraan deze is toegevoegd en blijft de statussen van de oorspronkelijke List volgen.
Als je wilt dat de taak de oorspronkelijke plek echt verlaat, verplaats je deze. Door de taak aan een andere List toe te voegen, blijft de oorspronkelijke plek behouden.
Veelgestelde vragen
V: Wat heb ik minimaal nodig om een taak te maken?
Een naam en einddatum. De toegewezen persoon en prioriteit kunnen later worden toegevoegd, maar het is een goede gewoonte om vroeg een toegewezen persoon in te stellen.
V: Kan ik naast een einddatum ook een startdatum instellen?
Ja. Met het besturingselement Dates kun je één datum of een bereik instellen.
V: Waarom tonen sommige taakvelden een streepje?
Een streepje betekent dat het aangepaste veld nog geen waarde heeft. De beschikbare velden komen uit de Space waartoe de taak behoort.
V: Wat is het verschil tussen een taak verplaatsen en deze aan een andere List toevoegen?
Bij verplaatsen wordt de taak verhuisd en verlaat deze de oorspronkelijke List volledig. Door de taak aan een andere List toe te voegen, blijft de oorspronkelijke List de thuisbasis en wordt dezelfde taak op meerdere plekken zichtbaar.
V: Waarom wordt mij gevraagd een status te bevestigen wanneer ik een taak verplaats?
Statussen worden per Space geconfigureerd. Als je een taak verplaatst naar een Space met een andere statusset, bestaat de huidige status daar mogelijk niet. Daarom wordt gevraagd welke status de taak bij aankomst moet krijgen.
V: Als ik een taak toevoeg aan een List in een andere Space, welke statussen gebruikt de taak dan?
De statusworkflows van de oorspronkelijke List. De taak negeert de statusset van de secundaire List en blijft de workflow volgen waarin deze is gestart.
V: Waarom kan ik de status van deze taak niet wijzigen naar een status uit mijn List?
De taak staat in een andere List en volgt de workflow van die List. Je kunt de taak tussen de statussen van de oorspronkelijke List verplaatsen, maar niet naar statussen van de List waarin je de taak bekijkt. Als de taak de workflow van jouw List echt moet overnemen, moet je deze verplaatsen in plaats van toevoegen.
V: Waarom is er een nieuwe status in mijn Space verschenen?
Een taak uit een andere Space is aan een van je Lists toegevoegd. Omdat de taak de statussen van de oorspronkelijke List behoudt, wordt die status toegevoegd aan de workflow van jouw Space zodat de taak correct kan worden weergegeven.
V: Als ik een taak in één List bijwerk, wordt deze dan ook in de andere Lists bijgewerkt?
Ja. Het blijft één taak, ongeacht in hoeveel Lists deze verschijnt.