Wat is Client Portal Appointments?

Client Portal Appointments brengt planning rechtstreeks naar de Client Portal, zodat klanten vanuit dezelfde plek toegang hebben tot vergaderingen en boekingsopties die ze ook voor andere bedrijfsresources gebruiken. Door de afspraakactiviteit in de portal te houden, hoeven klanten minder te zoeken in boekingslinks, bevestigingsmails of afzonderlijke planningstools.

Zodra Appointments en ten minste één geschikte kalender zijn ingeschakeld, kunnen klanten:

• Afspraken bekijken onder Vandaag, Aankomend en Verleden.

• Een kalenderweergave gebruiken om afspraken op datum te vinden.

• Nieuwe afspraken boeken zonder de Client Portal te verlaten.

• Kiezen uit één of meerdere kalenders die zijn ingeschakeld voor Client Portal-bookingen.

• Afsprakendetails bekijken.

• Geschikte afspraken opnieuw plannen of annuleren.

• Een nieuwe boeking starten nadat een afspraak is voltooid.

Belangrijkste voordelen van Client Portal Appointments

Door toegang tot afspraken en boeken naar de Client Portal te brengen, krijgen klanten meer controle over hun planning. Bedrijven kunnen tegelijkertijd precies bepalen welke boekingsopties beschikbaar zijn. Zo ontstaat een meer verbonden selfservice-ervaring zonder de kalenderregels voor het beheren van beschikbaarheid te wijzigen.

• Gecentraliseerde toegang tot afspraken: Klanten kunnen afspraken bekijken en beheren vanuit de Client Portal, in plaats van alleen op e-mails of afzonderlijke boekingslinks te vertrouwen.

• Vereenvoudigd boeken: Klanten kunnen een beschikbare kalender, datum en tijd kiezen zonder de portal te verlaten.

• Meerdere kalenderopties: Bedrijven kunnen één of meerdere geschikte kalenders beschikbaar maken waaruit klanten kunnen kiezen.

• Minder herhaalde gegevensinvoer: Bestaande contactgegevens van klanten worden tijdens het boeken automatisch ingevuld als deze beschikbaar zijn.

• Selfservice voor afspraken: Klanten kunnen afspraken annuleren of opnieuw plannen wanneer dit volgens het beleid van de kalender is toegestaan.

• Sneller opnieuw boeken: Klanten kunnen een nieuwe boeking starten nadat een afspraak is voltooid.

• Beheercontrole: Bedrijven bepalen zowel de zichtbaarheid van de Appointments-app als welke afzonderlijke kalenders Client Portal-bookingen accepteren.

Vereisten voor beschikbaarheid en configuratie

Client Portal Appointments is afhankelijk van zowel de portalervaring als de configuratie op kal niveau. Als je elke vereiste begrijpt, voorkom je situaties waarin de Appointments-app zichtbaar is, maar klanten geen kalender kunnen selecteren of een boeking kunnen voltooien.

Afspraken bekijken en beheren

Met weergaven voor afspraken kunnen klanten zien wat er nu gebeurt, wat er als volgende gepland staat en wat al heeft plaatsgevonden. Klanten kunnen ook afzonderlijke afspraken openen om vergaderinformatie te bekijken en toegang te krijgen tot de beheeracties die volgens het beleid van de kalender zijn toegestaan.

Vanuit Appointments in de Client Portal kunnen klanten Vandaag, Aankomend en Verleden gebruiken om hun vergaderingen te ordenen. Een kalenderweergave biedt een andere manier om afspraken op datum te vinden.

Screenshot: Client Portal Appointments page showing the calendar view, Today/Upcoming/Past tabs, appointment cards, and More details links.

Afsprakendetails en beschikbare acties bekijken

Als je een afspraak opent, krijgen klanten een overzichtelijke weergave van de vergaderinformatie en alle acties die momenteel beschikbaar zijn. Opties voor annuleren en opnieuw plannen verschijnen alleen als de afspraak volgens het geconfigureerde beleid van de kalender nog in aanmerking komt.

1. Open Appointments vanuit de navigatie van de Client Portal.

2. Zoek de afspraak die je wilt bekijken.

3. Klik op More details.

4. Bekijk de informatie over de afspraak.

5. Selecteer indien beschikbaar Cancel of Reschedule.

Afspraken boeken vanuit de Client Portal

Via de boekingsflow van de Client Portal kunnen klanten kiezen uit de kalenders die je beschikbaar maakt en een geschikte datum en tijd selecteren zonder de portal te verlaten. Bestaande contactgegevens worden waar beschikbaar automatisch ingevuld. De geselecteerde kalender bepaalt welke datums en tijden geboekt kunnen worden.

1. Open Appointments in de Client Portal.

2. Klik op Book Appointment.

3. Selecteer een beschikbare kalender.

4. Selecteer een beschikbare datum.

5. Kies een beschikbare tijd.

6. Voltooi de boeking.

De datums en tijden die aan de klant worden getoond, worden bepaald door de beschikbaarheid en planningsregels van de geselecteerde kalender. Openingstijden, de duur van tijdsloten, de minimale planningstermijn, buffers, afsprakenlimieten, bestaande boekingen en conflicten met gekoppelde kalenders kunnen invloed hebben op welke tijdsloten worden weergegeven.

Meerdere kalenders gebruiken voor Client Portal-bookingen

Als je meerdere kalenders inschakelt, krijgen klanten verschillende boekingsopties en houd jij controle over precies welke kalenders in de Client Portal verschijnen. Dit is handig wanneer afzonderlijke kalenders verschillende afspraaktypen, afdelingen, accounts of teamleden vertegenwoordigen.

Client Portal booking wordt afzonderlijk voor elke kalender ingeschakeld. Je kunt één kalender inschakelen of de configuratie herhalen voor elke aanvullende kalender die klanten moeten kunnen selecteren.

Client Portal Appointments instellen

Voor Client Portal Appointments is configuratie nodig in zowel de kalenderinstellingen als Client Portal App Permissions. App Permissions bepalen of klanten toegang hebben tot de Appointments-app. De instelling van de afzonderlijke kalender bepaalt welke kalenders kunnen worden geselecteerd voor nieuwe boekingen.

Stap 1: Client Portal booking inschakelen voor een kalender

Elke kalender moet expliciet worden ingeschakeld voor Client Portal booking voordat klanten deze kunnen selecteren. Zo stel je alleen de kalenders beschikbaar die geschikt zijn voor Client Portal-gebruikers, terwijl andere kalenders niet via dit boekingskanaal beschikbaar zijn.

1. Ga naar Calendars en open Calendar settings.

2. Zoek onder Meetings → Calendars de kalender die je beschikbaar wilt maken.

3. Klik op het pictogram Edit calendar.

4. Vouw in de kalendere editor Advanced settings uit.

5. Selecteer Booking channels.

6. Schakel Client Portal booking in.

7. Klik op Save changes.

Herhaal deze stappen voor elke aanvullende kalender die klanten moeten kunnen selecteren wanneer ze via de Client Portal boeken.

Stap 2: Appointments inschakelen in Client Portal App Permissions

Als je de child app Appointments inschakelt, wordt de ervaring voor afspraken zichtbaar in de Client Portal. App Permissions worden geconfigureerd op accountniveau. De geselecteerde zichtbaarheid van de child app geldt daarom voor contacten die de Client Portal van dat account gebruiken.

1. Ga naar Memberships.

2. Open Client Portal.

3. Selecteer Settings.

4. Open App Permissions.

5. Zoek Appointments in de lijst met child apps.

6. Schakel Appointments in.

7. Klik op Save Settings.

Problemen met Client Portal Appointments oplossen

De meeste problemen met afspraken in de Client Portal worden veroorzaakt door een van de twee vereiste toestemmingen, een regel voor een afzonderlijke kalender of het gebruik van een niet-ondersteunde portalervaring. Vergelijk de ervaring van de klant met de onderstaande controles voordat je de kalender wijzigt of een afspraak opnieuw aanmaakt.