Actie: AI e-mailparser

Met de workflowactie Email Parser (E-mailparser) in Voluit Suite haal je met AI gestructureerde gegevens uit inkomende e-mails. Die gegevens kun je vervolgens gebruiken in je automatiseringen. In dit artikel lees je hoe je de actie instelt, bepaalt welke gegevens je wilt ophalen en de resultaten gebruikt in volgende workflowstappen.

Wat is de AI-e-mailparser?

De AI-e-mailparser is een workflowactie die informatie uit e-mails omzet naar gestructureerde gegevens. Daarmee automatiseer je processen die beginnen met e-mails van leadaanbieders, aanvraagformulieren, afsprakensystemen, bestelmeldingen of andere externe bronnen.

De actie leest de e-mail die de workflow heeft gestart, zoekt de informatie die jij hebt opgegeven en maakt de gevonden waarden beschikbaar voor volgende workflowacties.

Een melding over een nieuwe vastgoedlead kan bijvoorbeeld de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de aanvraag van een geïnteresseerde bevatten. De e-mailparser haalt deze gegevens uit het bericht. Met volgende acties kun je vervolgens automatisch een contact aanmaken en de opvolging starten.

Zo gebruik je de AI-e-mailparser

Met een goed ingestelde workflow zorg je dat de juiste inkomende e-mails de automatisering starten en dat de e-mailparser voldoende context krijgt om gegevens betrouwbaar te herkennen. In het voorbeeld hieronder gebruik je een melding over een nieuwe vastgoedlead om een contact aan te maken.

Voordat je begint:

Bepaal welke mailbox of e-mailstroom de workflow moet starten.
Bepaal welke gegevens je uit de e-mail wilt halen.
Bepaal waar je die gegevens wilt opslaan of gebruiken.

Let op: voor de e-mailworkflow in dit artikel heb je de trigger Inbound Email (Inkomende e-mail) nodig.

Stap 1: Maak een nieuwe workflow

Ga naar Automation → Workflows (Automatisering → Workflows).
Klik op + Create Workflow (+ Workflow maken).
Kies Start from Scratch (Vanaf nul beginnen).
Kies Standard Builder (Standaardbouwer) of Advanced Builder (Geavanceerde bouwer), afhankelijk van je voorkeur.

Stap 2: Voeg de e-mailtrigger toe

Klik op + Add New Trigger (+ Nieuwe trigger toevoegen).
Selecteer Inbound Email (Inkomende e-mail).
Stel de trigger in op basis van de mailbox of de kenmerken van de e-mails die je wilt verwerken.
Gebruik daarvoor filters zoals:
- Email Sent To Mailbox (E-mail verzonden naar mailbox)
- Email Sent From (E-mail verzonden door)
- Subject (Onderwerp)
- Body Plain Text (Berichtinhoud als platte tekst)
- Has Attachments (Heeft bijlagen)
Geef bij Advanced Settings (Geavanceerde instellingen) aan of de workflow alleen bij een nieuw e-mailgesprek mag starten.
Bevatten leadmeldingen steeds dezelfde tekst, bijvoorbeeld ‘New Buyer Lead’ (‘Nieuwe koperslead’)? Kies dan Body Plain Text → Contains (Berichtinhoud als platte tekst → Bevat) en vul de tekst in die daadwerkelijk in de e-mails staat. Je kunt ook filteren op het e-mailadres van de afzender als de meldingen altijd van dezelfde bron komen.
Schakel Trigger Only for New Email Conversations (Alleen starten bij nieuwe e-mailgesprekken) in als je wilt voorkomen dat antwoorden binnen een bestaand gesprek de workflow opnieuw starten. Alleen de eerste e-mail van een nieuw gesprek activeert dan de trigger.
Klik op Save Trigger (Trigger opslaan).

Stap 3: Voeg de e-mailparser toe

Klik op het +-icoon onder de trigger.
Zoek naar Email Parser (E-mailparser).
Selecteer Email Parser (E-mailparser) onder AI Actions (AI-acties).

Stap 4: Stel de actie in

Vul bij Action Name (Actienaam) een naam in of pas de bestaande naam aan.
Kies bij Email Content (E-mailinhoud) welke inhoud de AI moet analyseren:
- Body (Berichtinhoud): alleen het meest recente e-mailbericht.
- Full Body (Volledige berichtinhoud): ook de eerdere berichten in het e-mailgesprek.
Beschrijf bij About This Email (Over deze e-mail) welk type e-mail de AI gaat analyseren. Bijvoorbeeld: ‘Melding over een nieuwe koperslead van een aanbieder van vastgoedleads’. Houd de beschrijving kort en specifiek, zodat de AI bruikbare context krijgt.

Let op: de AI leest de e-mail die deze workflow heeft gestart. Bij Body (Berichtinhoud) en Full Body (Volledige berichtinhoud) wordt de onderwerpregel standaard meegenomen. Kies je Custom Value (Aangepaste waarde), dan analyseert de AI die waarde in plaats van de e-mail. Die waarde hoeft geen e-mail te bevatten.

Stap 5: Bepaal welke gegevens je wilt ophalen

Kies bij Fields to Extract (Velden om uit te lezen) een vooraf ingesteld sjabloon:
- New Lead (Nieuwe lead)
- Order Details (Bestelgegevens)
- Inquiry (Aanvraag)
- Appointment (Afspraak)
Kies voor dit voorbeeld New Lead (Nieuwe lead).
Stel in welke gegevens je uit de e-mail wilt halen, zoals:
- Name (Naam)
- Email (E-mailadres)
- Phone (Telefoonnummer)
- Message (Bericht)
Selecteer voor elk veld het juiste gegevenstype.
Voeg een korte beschrijving toe van de informatie die het veld moet bevatten.
Klik op Add Data (Gegevens toevoegen) als je extra velden nodig hebt.
Klik op Save Action (Actie opslaan) als je klaar bent.

Zodra een e-mail voldoet aan de voorwaarden van de trigger Inbound Email (Inkomende e-mail), analyseert de e-mailparser de geselecteerde inhoud en geeft de actie de ingestelde waarden terug.

Stap 6: Voeg een actie toe om de gegevens op te slaan of te gebruiken

Belangrijk: de AI-e-mailparser slaat de gevonden gegevens niet zelf permanent op. De waarden zijn alleen binnen de workflow beschikbaar via de keuzelijst voor aangepaste waarden in volgende acties. Zonder een vervolgactie worden de gegevens niet opgeslagen bij een contact, verkoopkans of ander record.

Veelgebruikte vervolgacties zijn:

Update Contact Field (Contactveld bijwerken)
Create Opportunity (Lead aanmaken)
Update Opportunity (Lead bijwerken)
Internal Notification (Interne melding)
Send Email/SMS (E-mail/sms versturen)

Gebruik bijvoorbeeld bij Create Opportunity (Lead aanmaken) of Update Opportunity (Lead bijwerken) de keuzelijst voor aangepaste waarden. Koppel de gevonden gegevens, zoals naam, budget, type dienst of opdrachtdetails, aan de bijbehorende velden van de lead.

Stap 7: Voeg opvolgacties toe

Zodra de e-mail is verwerkt en de gegevens beschikbaar zijn in de workflow, kun je de automatisering verder inrichten op basis van je bedrijfsproces.

Je kunt bijvoorbeeld:

Een e-mail versturen.
Een sms versturen.
Een interne melding versturen.
De lead aan een gebruiker toewijzen.
Een andere workflow starten.
Een ander geautomatiseerd opvolgproces starten.

Na het aanmaken van het contact kun je bijvoorbeeld direct de actie Send Email (E-mail versturen) toevoegen om de ontvangst van de aanvraag te bevestigen.

Veelgestelde vragen

V: Wat is het verschil tussen de AI-e-mailparser en AI Extract Data (AI-gegevensextractie)?

Antwoord: AI Email Parser (AI-e-mailparser) is specifiek bedoeld om gestructureerde informatie uit e-mails te halen. AI Extract Data (AI-gegevensextractie) is een algemenere actie die gegevens kan ophalen uit e-mails, sms-berichten, webhookgegevens, AI-resultaten en andere tekstbronnen. Gebruik de e-mailparser als je workflow gericht is op het verwerken van e-mails. Kies AI-gegevensextractie als je verschillende soorten inhoud wilt verwerken.

V: Heeft de e-mailparser een trigger voor inkomende e-mail nodig?

Antwoord: voor de standaard e-mailworkflow in dit artikel levert de trigger Inbound Email (Inkomende e-mail) de e-mail aan die de e-mailparser analyseert. De e-mailparser kan ook een aangepaste waarde analyseren als je die optie selecteert.

V: Kies ik Body (Berichtinhoud) of Full Body (Volledige berichtinhoud)?

Antwoord: kies Body (Berichtinhoud) als alle benodigde informatie in het meest recente bericht staat. Kies Full Body (Volledige berichtinhoud) als de AI ook informatie uit eerdere berichten in het e-mailgesprek moet meenemen.

V: Kan ik velden toevoegen die niet in een vooraf ingesteld sjabloon staan?

Antwoord: ja. Je kunt extra velden toevoegen en per veld het gegevenstype en een beschrijving instellen van de informatie die je wilt ophalen.

V: Kan ik de gevonden waarden gebruiken in volgende workflowacties?

Antwoord: ja. De resultaten van de e-mailparser zijn beschikbaar via de keuzelijst voor aangepaste waarden. Daarmee koppel je ze aan velden in volgende workflowacties.

V: Hoe voorkom ik dat antwoorden in hetzelfde e-mailgesprek de workflow steeds opnieuw starten?

Antwoord: schakel bij de trigger Inbound Email (Inkomende e-mail) de optie Trigger Only for New Email Conversations (Alleen starten bij nieuwe e-mailgesprekken) in. De trigger negeert dan antwoorden binnen een bestaand e-mailgesprek.