Klantenportaal: Meldingen bij gedeelde bestanden

Voluit Suite meldt contacten automatisch wanneer je een nieuw bestand met hen deelt via het Klantenportaal (Client Portal). Zo vinden ze belangrijke documenten, contracten, facturen en andere gedeelde bestanden terug zonder dat je daar apart een bericht voor hoeft te sturen. Contacten kunnen meldingen bekijken in het Klantenportaal en hun meldingsvoorkeuren aanpassen aan de manier waarop ze updates willen ontvangen.

Wat zijn meldingen bij gedeelde bestanden?

Deze meldingen laten contacten weten wanneer een beheerder een bestand met hen deelt via het Klantenportaal. Zo blijven je klanten op de hoogte en kunnen ze nieuwe documenten snel terugvinden en openen.

Als je vanuit een contactrecord een bestand deelt en de optie inschakelt om het met het Klantenportaal te delen, maakt Voluit Suite automatisch een melding aan voor het contact.

Afhankelijk van de meldingsvoorkeuren ontvangt het contact:

Een melding in de app van het Klantenportaal.
Een pushmelding via de mobiele app. Pushmeldingen zijn afhankelijk van de machtigingen op het apparaat. Als pushmeldingen zijn uitgeschakeld, kan het contact meldingen nog steeds in het Klantenportaal bekijken.

Je hoeft geen aparte workflow in te stellen voor deze standaardmelding bij het delen van een bestand.

Voordelen van meldingen bij gedeelde bestanden

Automatische updates: contacten krijgen een melding wanneer je een bestand met hen deelt via het Klantenportaal.
Bestanden vallen beter op: belangrijke documenten worden minder snel over het hoofd gezien nadat je ze hebt geüpload.
Minder handmatige herinneringen: je hoeft niet elke keer een apart bericht te sturen wanneer je een bestand deelt.
Toegang op verschillende apparaten: meldingen worden ondersteund in het Klantenportaal via de browser en in de mobiele app.
Contacten bepalen hun voorkeuren: ze kunnen kiezen of ze meldingen in de app en pushmeldingen willen ontvangen.
Een prettige ervaring voor je klanten: tijdige meldingen maken het delen van documenten overzichtelijker en betrouwbaarder.

Een bestand delen met een contact

Deel bestanden via het Klantenportaal. Zo kan het contact het document openen en de bijbehorende melding ontvangen.

Ga in Voluit Suite naar Contacten (Contacts).
Open het contact dat het bestand moet ontvangen.
Open Bestanden/documenten (Files/Documents) in het navigatiepaneel aan de rechterkant.
Upload een nieuw bestand of selecteer een bestaand bestand.
Schakel Uploaden naar Klantenportaal (Upload to Client Portal) in.
Nadat je het bestand hebt opgeslagen en gedeeld, stuurt Voluit Suite het contact een melding in de app en, als pushmeldingen zijn ingeschakeld, ook een pushmelding.

Meldingsvoorkeuren aanpassen

Met meldingsvoorkeuren bepalen contacten hoe ze updates over gedeelde bestanden ontvangen. Zo voorkomen ze ongewenste meldingen en blijven ze belangrijke updates ontvangen via hun voorkeurskanalen.

Let op: als meldingen worden uitgeschakeld, verliest het contact geen toegang tot bestanden die al zijn gedeeld. Alleen de manier waarop het contact meldingen ontvangt, verandert.

Log in op het Klantenportaal.
Ga naar Instellingen (Settings).
Open Meldingsvoorkeuren (Notification Preferences).
Schakel meldingen in de app en pushmeldingen in of uit.

Veelgestelde vragen

V: Moet ik een workflow instellen voor meldingen bij gedeelde bestanden?

Antwoord: Nee. Voluit Suite maakt automatisch een melding aan wanneer je een bestand deelt via het Klantenportaal.

V: Welke meldingskanalen worden ondersteund?

Antwoord: Meldingen bij gedeelde bestanden worden ondersteund in de app en via pushmeldingen. Het contact moet pushmeldingen wel hebben ingeschakeld.

V: Kunnen contacten meldingen bij gedeelde bestanden uitschakelen?

Antwoord: Ja. Contacten kunnen meldingen in de app en pushmeldingen aanpassen via hun meldingsvoorkeuren in het Klantenportaal.

V: Verliest een contact toegang tot een gedeeld bestand als meldingen zijn uitgeschakeld?

Antwoord: Nee. De meldingsvoorkeuren bepalen alleen welke meldingen het contact ontvangt. Ze veranderen niets aan de toegang tot bestanden die al zijn gedeeld.

V: Waarom krijgt een contact wel een melding in de app, maar geen pushmelding?

Antwoord: Pushmeldingen kunnen zijn uitgeschakeld in de voorkeuren van het Klantenportaal, in de mobiele app of in de instellingen van het apparaat.