Verhuur/ Rentals: Betalen in termijnen

Wat zijn deelbetalingen voor verhuur?

Met deelbetalingen kunnen verhuurbedrijven bij het afrekenen een lager bedrag innen en het resterende bedrag dichter bij de verhuurdatum ontvangen. Dit is vooral handig voor duurdere verhuur, zoals voertuigen, vakantiehuizen en apparatuur.

Klanten betalen de huurprijs in twee geplande termijnen: een aanbetaling bij het boeken en het resterende bedrag vóór de start van de verhuur. Je kunt automatische incasso voor het restbedrag inschakelen. Zo hoeft de klant niet het volledige bedrag vooraf te betalen, zodat duurdere verhuur voor meer klanten haalbaar is.

Als deelbetalingen zijn ingeschakeld, maakt Voluit Suite voor elke boeking een factuur met twee betalingstermijnen aan. De eerste termijn wordt direct afgeschreven. Als automatische incasso is ingeschakeld, probeert Voluit Suite het restbedrag op de ingestelde vervaldatum af te schrijven van de kaart die bij het boeken is opgeslagen.

Let op: Voor deelbetalingen moet Betaling bij boeking verplicht (Require Payment at Booking) zijn ingeschakeld. Als deze instelling uitstaat, kunnen er geen betalingstermijnen worden aangemaakt. De boeking wordt dan zonder betaling bevestigd en je int het bedrag handmatig.

Belangrijkste voordelen van deelbetalingen voor verhuur

Met een flexibel betaalschema hoeven klanten niet het volledige bedrag vooraf te betalen. Daardoor boeken ze sneller een duurdere verhuur. Tegelijk houd je duidelijk zicht op wanneer betalingen verschuldigd zijn en welk bedrag nog openstaat.

• Lager bedrag vooraf: Klanten reserveren een vermelding door de ingestelde aanbetaling te betalen in plaats van de volledige huurprijs.
• Duidelijke bedragen bij het afrekenen: Klanten zien welk bedrag ze nu betalen en wanneer het restbedrag verschuldigd is.
• Optionele automatische incasso: Je kunt het restbedrag op de ingestelde vervaldatum automatisch laten afschrijven.
• Inzicht in betalingen: Bij de boeking zie je het bedrag, de vervaldatum en de status van elke geplande betaling.
• Flexibele timing voor de borgsom: Je kunt een in aanmerking komende borgsom tegelijk met de aanbetaling of met het restbedrag innen.

Zo werkt het

Het betaalschema verdeelt de betaling in een aanbetaling en het resterende bedrag. Hieronder lees je wanneer elke termijn wordt aangemaakt en betaald.

Betaalschema

Als een klant boekt terwijl deelbetalingen zijn ingeschakeld, maakt Voluit Suite een factuur aan met twee betalingstermijnen:

• Termijn 1, Aanbetaling: Te betalen bij het afrekenen. Het bedrag is het ingestelde percentage van de totale huurprijs.
• Termijn 2, Restbedrag: Te betalen op de ingestelde vervaldatum. Het bedrag is het resterende deel van de huurprijs.

Afhankelijk van de instellingen is de borgsom tegelijk met de aanbetaling of met het restbedrag verschuldigd.

Wanneer boekingen vlak voor de verhuur in één betaling worden samengevoegd

Als een klant boekt binnen de ingestelde termijn, worden beide betalingstermijnen samengevoegd tot één volledige betaling die direct bij het afrekenen verschuldigd is.

Dit gebeurt ook als de vervaldatum van het restbedrag al voorbij is wanneer de klant boekt.

Voorbeeld:

Stel dat het restbedrag zeven dagen voor de start van de verhuur betaald moet zijn, maar de klant pas twee dagen van tevoren boekt. De betaling wordt dan niet opgesplitst in twee termijnen.

Betaalmethoden

Voor automatische incasso van het restbedrag op de vervaldatum moet bij het boeken een kaart zijn opgeslagen. Contante en andere offline betalingen kunnen niet automatisch worden afgeschreven. Lees meer onder Betalen zonder kaart.

Vereisten

Je moet betalingen kunnen innen voordat er betalingstermijnen kunnen worden aangemaakt. Controleer daarom de betaalinstelling voor boekingen en de beschikbare betaalmethoden voordat je deelbetalingen inschakelt.

Controleer het volgende voordat je deelbetalingen inschakelt:

• Betaling bij boeking verplicht is ingeschakeld. Deelbetalingen zijn niet beschikbaar als deze instelling uitstaat. De schakelaar voor deelbetalingen wordt dan niet getoond.
• Kaartbetalingen beschikbaar zijn. Automatisch afschrijven op de vervaldatum werkt alleen als de klant bij het afrekenen een kaart opslaat. Als je account alleen contante betalingen accepteert, wordt het restbedrag niet automatisch afgeschreven.

Als deelbetalingen zijn ingeschakeld, zijn andere betaalmethoden bij het afrekenen niet beschikbaar, omdat die niet automatisch kunnen worden afgeschreven.

De instellingen aanpassen

De algemene betaalinstellingen bepalen het aanbetalingspercentage en hoeveel dagen vóór de verhuur het restbedrag verschuldigd is. Deze instellingen gelden voor nieuwe boekingen van al je vermeldingen.

Je vindt de instellingen voor deelbetalingen via Kalenders (Calendars) → Kalenderinstellingen (Calendar Settings) → Verhuur (Rentals) → Algemene instellingen (Global Settings) → Betalingsinstellingen (Payment settings).

Stap 1, Deelbetalingen inschakelen

1. Ga naar Algemene instellingen → Betalingsinstellingen.
2. Controleer of Betaling bij boeking verplicht is ingeschakeld.

3. Schakel Deelbetalingen (Partial payments) in.

   

Stap 2, Het betaalschema instellen

Tijdstip van automatisch afschrijven: Geplande betalingstermijnen worden op de vervaldatum om 11.00 uur Amerikaanse oostkusttijd (ET), dat is meestal 17.00 uur Nederlandse tijd afgeschreven.

Stap 3, Bepalen wanneer je de borgsom int (indien van toepassing)

Deze optie wordt alleen getoond als Betaling bij boeking verplicht, Borgsom en Vooraf innen zijn ingeschakeld en Deelbetalingen aanstaan.

• Tegelijk met de aanbetaling, De borgsom wordt bij het boeken samen met de aanbetaling geïnd. Kies dit als je vroeg zekerheid wilt voor een kostbare vermelding.
• Tegelijk met het restbedrag, De borgsom wordt samen met het restbedrag geïnd. Zo hoeft de klant bij het boeken minder te betalen.

Alleen voor nieuwe boekingen: Als je het algemene betaalschema opslaat of wijzigt, worden bestaande boekingen niet opnieuw berekend. Voor bestaande boekingen blijft het schema gelden dat bij het aanmaken is ingesteld.

Borgsom en deelbetalingen

Een terugbetaalbare borgsom staat los van het percentage van de aanbetaling. Het moment waarop je de borgsom int, bepaalt welk bedrag de klant nu en later betaalt.

Als Borgsom vooraf innen is ingeschakeld en deelbetalingen aanstaan, wordt de borgsom altijd in één keer geïnd. De borgsom wordt niet verdeeld over de betalingstermijnen.

Opties voor het innen van de borgsom

Modus Kaart op bestand (Card on File)

Als Borgsommen is ingesteld op Kaart op bestand, wordt de borgsom pas meegenomen wanneer je die later expliciet int. Deelbetalingen gelden dan alleen voor de huurprijs. De kaart die bij het boeken is opgeslagen, wordt gebruikt voor zowel het automatisch afschrijven van het restbedrag als voor de borgsom.

Wat klanten zien bij het afrekenen

In het overzicht ziet de klant vóór het bevestigen van de verhuur welke bedragen nu en later worden afgeschreven. De bedragen zijn gebaseerd op de aanbetaling, de vervaldatum van het restbedrag en de gekozen timing voor de borgsom.

Het betalingsoverzicht op de boekingspagina wordt automatisch aangepast aan je instellingen. Klanten zien altijd:

• Nu te betalen, het bedrag van de aanbetaling dat bij het boeken verschuldigd is.

• Volgende betaling, het bedrag van het restbedrag en de vervaldatum.

  

Als de boeking binnen de samenvoegtermijn valt

De betalingstermijnen worden vervangen door één volledige betaling.

Als Betaling bij boeking verplicht uitstaat

Er wordt geen bedrag afgeschreven.

Betalingen bekijken en beheren

In het betalingsoverzicht van de boeking zie je welke termijnen al zijn betaald en welke nog aandacht nodig hebben. Controleer de vervaldatum en status voordat je een betaling handmatig int.

1. Ga naar Kalenders → Afsprakenlijstweergave (Appointment List View), selecteer Verhuur en open de boeking.
2. Controleer bij elke betalingstermijn het bedrag, de vervaldatum en de status (bijvoorbeeld Betaling 1 van 2 · Betaald en Betaling 2 van 2 · In behandeling).
3. Wil je een openstaande betaling eerder innen of is er geen kaart beschikbaar voor automatische incasso? Kies dan in de zijbalk van de boeking Acties → Betaling innen (Collect Payment).
4. Selecteer één of meerdere openstaande betalingen. Geplande betalingstermijnen worden altijd voor het volledige ingestelde bedrag geïnd.

5. Controleer daarna in het betalingsoverzicht of de status is bijgewerkt.

   

   

Mislukte betaling

Een mislukte geplande betaling kan ervoor zorgen dat er na een bevestigde boeking toch nog een bedrag openstaat. Controleer de betalingsstatus en de instellingen voor factuurmeldingen om te bepalen wat je moet doen.

De afhandeling van mislukte betalingstermijnen wordt automatisch geregeld via de facturen. Je hoeft hiervoor niets extra's in te stellen.

Wat er gebeurt als een afschrijving van het restbedrag mislukt

1. Op de vervaldatum wordt geprobeerd de opgeslagen kaart af te schrijven.
2. De betaling wordt automatisch opnieuw geprobeerd: maximaal drie keer, telkens met 24 uur ertussen.
3. Als alle pogingen mislukken, moet je de betaling handmatig innen.

Herinnerings- en e-mailsjablonen voor mislukte betalingen instellen kan via de factuurinstellingen: Betalingen (Payments) → Facturen en offertes (Invoices & Estimates) → Instellingen (Settings) → Meldingen (Notifications). Deze sjablonen bepalen welke herinnering vóór elke betalingstermijn wordt verstuurd en welke e-mail na een mislukte afschrijving wordt verstuurd. De boekingsinstellingen overschrijven deze sjablonen niet.

Let op: Boekingen worden niet automatisch geannuleerd na een mislukte betaling. Je moet een boeking zelf annuleren.

Boekingen wijzigen en extra kosten toevoegen

Als je datums of prijzen wijzigt, kan ook het openstaande bedrag veranderen. Controleer na elke wijziging het betaalschema, zodat de bedragen en vervaldatums kloppen.

Na een wijziging wordt het betaalschema opnieuw berekend op basis van het moment waarop je de wijziging doorvoert.

Datums van de verhuur wijzigen: Als de startdatum van de verhuur verandert, verschuift de vervaldatum van het openstaande restbedrag mee. De nieuwe vervaldatum is gebaseerd op het ingestelde aantal dagen vóór de start van de verhuur.

Als automatische incasso was ingeschakeld, wordt deze voor de boeking uitgeschakeld wanneer je de boeking wijzigt.

Voordat de aanbetaling is betaald

De factuur wordt bijgewerkt met het nieuwe totaal. Daarna wordt op basis van dezelfde percentages een nieuw betaalschema berekend.

Na betaling van de aanbetaling, maar voordat het restbedrag verschuldigd is

• Als het totaalbedrag stijgt, wordt het bedrag van de tweede betalingstermijn verhoogd.
• Als het totaalbedrag daalt, wordt het restbedrag verlaagd. Let op: het openstaande restbedrag kan nooit lager worden dan het bedrag dat al is betaald.

Als alle betalingstermijnen zijn betaald

• Het totaalbedrag stijgt, Er wordt een regel Extra kosten toegevoegd aan de boeking. Op de factuur wordt hiervoor een extra betalingstermijn aangemaakt.

• Als je na volledige betaling nog vermeldingen toevoegt of wijzigingen doet, wordt de regel Extra kosten bijgewerkt met het nieuwe totaal. Op de factuur wordt telkens een nieuwe betalingstermijn toegevoegd.

  

Let op: Als het totaalbedrag op een volledig betaalde factuur verandert, wordt er niet automatisch geld teruggestort. Je moet een terugbetaling zelf starten vanuit de boekingsdetails.

Betalen zonder kaart

Voor automatische incasso op een later moment heb je een betaalmethode nodig waarmee je de klant opnieuw kunt afschrijven. Controleer de betaalmethoden bij het afrekenen voordat je op automatische incasso vertrouwt.

Voor automatische incasso van het restbedrag op de vervaldatum moet er een kaart voor de contactpersoon zijn opgeslagen. Contante en andere offline betaalmethoden kunnen niet worden opgeslagen voor automatische incasso.

Als deelbetalingen zijn ingeschakeld, zijn alle andere betaalmethoden uitgeschakeld.

Let op: Als Betaling bij boeking verplicht uitstaat, worden alle betalingen handmatig geïnd, ongeacht de betaalmethode. Deelbetalingen zijn dan niet beschikbaar.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik verschillende betaalschema's instellen voor verschillende vermeldingen?

Antwoord: Nee. De algemene instellingen bepalen het standaardbetaalschema voor alle vermeldingen.

V: Wat gebeurt er als een klant annuleert nadat de aanbetaling is betaald, maar voordat het restbedrag verschuldigd is?

Antwoord: De onbetaalde betalingstermijn voor het restbedrag wordt direct ongeldig gemaakt en niet afgeschreven. Of de aanbetaling wordt terugbetaald, hangt af van je annuleringsbeleid. De borgsom wordt bij annulering vóór de verhuur altijd volledig terugbetaald, ongeacht het annuleringsbeleid.

V: Kan een klant het restbedrag eerder betalen?

Antwoord: Ja. De klant kan op elk moment vóór de vervaldatum op ‘Nu betalen’ klikken op de factuur. Jij of een beheerder kan de betaling ook eerder innen via de boekingsweergave.

V: Wat als ik het aanbetalingspercentage wijzig nadat er al boekingen zijn gemaakt?

Antwoord: Wijzigingen in de algemene instellingen gelden alleen voor nieuwe boekingen. Bestaande boekingen houden het betaalschema dat bij het boeken is aangemaakt.

V: Wat als ik extra kosten toevoeg nadat de klant alles heeft betaald?

Antwoord: Er wordt een extra regel toegevoegd aan de boeking en de factuur. Het oorspronkelijke betaalschema verandert niet. Verstuur vanuit de boekingsdetails een betaalverzoek om de extra kosten te innen.

V: Hoe laat wordt de automatische incasso op de vervaldatum uitgevoerd?

Antwoord: De automatische incasso wordt op de ingestelde vervaldatum uitgevoerd om 11.00 uur Amerikaanse oostkusttijd (ET), dat is meestal 17.00 uur Nederlandse tijd.

V: Kan ik aangepaste bedragen innen als deelbetalingen zijn ingeschakeld?

Antwoord: Nee. Je kunt alleen de volledige bedragen uit het betaalschema innen, bijvoorbeeld 25%, 75% of beide termijnen tegelijk.

V: Verandert de vervaldatum van het restbedrag als ik de startdatum van de verhuur wijzig?

Antwoord: Ja. De vervaldatum van het restbedrag verschuift mee met de nieuwe startdatum, op basis van het ingestelde aantal dagen vooraf.