Buitendienst: Instellingen voor opdrachten, bezoeken en voorkeuren
Let op: Buitendienst (Field Services) is momenteel in een besloten bèta. Toegang vraag je aan bij support van Voluit Suite via support@voluitsuite.nl. Functies en schermen kunnen nog veranderen.
Met de operationele instellingen bepaal je hoe je team dagelijks werkt. Je stelt bijvoorbeeld in hoe aanvragen, opdrachten en bezoeken heten, hoe bezoektijden aan klanten worden getoond en welke bezoekstatussen, checklists, meldingen en functies je gebruikt. Dit artikel geeft een overzicht van deze instellingen.
Waar vind je de operationele instellingen?
- Ga naar Buitendienst → Instellingen voor Buitendienst (Field Services → Field Services Settings).
- Blijf op het tabblad Algemene instellingen (Global settings).
- Open onder Operaties (Operations) de optie Opdrachten, bezoeken en aanvragen (Jobs, visits and requests), Meldingen (Notifications) of Voorkeuren en functies (Preferences and features).
Algemeen: titels, aankomsttijdvak en archiveringsredenen
Open Opdrachten, bezoeken en aanvragen → Algemeen (General).
Titels
Stel in hoe nieuwe aanvragen, opdrachten en bezoeken heten. Bij Aanvraagtitel (Request title), Opdrachttitel (Job title) en Bezoektitel (Visit title) kun je eigen tekst combineren met samenvoegvelden. Standaard gebruikt elke titel de volledige naam van het contact, bijvoorbeeld Sarah Lee. Klik op het tag-icoon om een samenvoegveld toe te voegen.
Aankomsttijdvak
Kies hoe de bezoektijd in bevestigingen en herinneringen wordt weergegeven. Je kunt dit per bezoek aanpassen.
| Optie | Wat klanten zien |
|---|---|
| Exacte tijd (Exact time) | De starttijd, bijvoorbeeld 10:00 uur. |
| Tijdvak (Time window) | Een tijdvak dat begint op de starttijd van het bezoek. |
Archiveringsredenen voor aanvragen
Stel de redenen in waaruit je medewerkers kunnen kiezen als ze een aanvraag archiveren zonder deze om te zetten. Klik op Reden toevoegen (Add reason) om een reden toe te voegen. Je kunt maximaal 8 redenen instellen.
Bezoekstatussen, checklists en meldingen
| Instelling | Wat je ermee doet |
|---|---|
| Bezoekstatussen (Visit statuses) | Beheer de labels voor de status van een bezoek. |
| Checklists | Maak herbruikbare checklists voor je medewerkers. |
| Meldingen | Schakel berichten in voor contacten, toegewezen medewerkers en beheerders of planners. |
Voorkeuren en functies
Open Voorkeuren en functies om je voorkeuren in te stellen.
| Instelling | Wat je ermee doet |
|---|---|
| Week begint op (Week starts on) | Kies de eerste dag van de week voor de kalender en andere weekoverzichten. Standaard is dit zondag. |
| Aanvragen (Requests) | Laat contacten aanvragen voor werkzaamheden indienen. Je medewerkers beoordelen deze aanvragen en zetten ze om in opdrachten. |
| Tijdregistratie (Timesheets) | Laat je medewerkers uren registreren bij opdrachten en bezoeken. |
Klik op Wijzigingen opslaan (Save changes) om je instellingen op te slaan.
Veelgestelde vragen
V: Kan ik de standaardtitels later wijzigen?
Antwoord: Ja. Een wijziging in de titelopmaak geldt voor nieuwe aanvragen, opdrachten en bezoeken. Bestaande aanvragen, opdrachten en bezoeken behouden hun titels.
V: Waar stel ik de boekingstijden in die klanten zien?
Antwoord: Ga naar Online boeken (Online booking) → Boekingsregels (Booking rules).